Moderation in der Praxis: Der Phase-0-Workshop von cm&p

In den zahlreichen Workshops, die wir für unsere Kunden auf Führungskräfteebene moderieren, treten wir zwischenzeitlich immer seltener als reinrassige Experten auf. Vielmehr erwarten unsere Kunden immer häufiger, dass wir das entsprechende Moderationswerkzeug beherrschen. Wie wir die Moderation zur Lösung von Kundenproblemen nutzen, erläutern wir Ihnen nachfolgend.

Der von uns entwickelte Phase-0-Workshop ist das Mittel erster Wahl, wenn es darum geht Neukunden einen Überblick über Ihre eigentlichen Herausforderungen zu verschaffen. Oftmals kommen Neukunden nämlich mit sehr diffusen Vorstellungen über das zu lösende Problem.

In diesen Fällen starten wir regelmäßig mit einer reinen Moderation dessen, was bereits vorhanden ist – noch ganz ohne die intimen Kenntnisse des Unternehmens und oftmals nur mit einem unterdurchschnittlichen Fachwissen. Genau hierin liegt der Mehrwert für den Neukunden: Er bekommt einen komplett unverfälschten Blick auf sein Unternehmen von außen.

Wie läuft so etwas ab?

Wenn ein Neukunde sich für den Phase-0-Workshop entschieden hat, bitten wir Ihn um Zusendung einiger weniger Informationen über sein Unternehmen. Zuviel möchten wir eben nicht wissen, da wir ansonsten zu schnell betriebsblind werden. Und genau das wollen wir ja eben nicht. Außerdem nennt uns der Unternehmer seine Themen und Fragestellungen.

Auf Basis der uns vorliegenden Informationen starten wir dann mit einigen wenigen verändernden Fragen. Verändernde Fragen sind Fragen an die der Unternehmer bisher so nicht gedacht hat. Sie führen dazu, dass er beginnt auf eine andere Art und Weise über sein Unternehmen nachzudenken. Wir dokumentieren die Antworten des Kunden und beginnen daraus ein Bild zu formen. Das läuft in etwa so ab als würde ein Bildhauer beginnen einen Stein zu bearbeiten. Mit jeder weiteren Informationen des Unternehmers beginnen wir diese Information zu verdichten und in einer Art Unternehmensbild zu packen. Dabei transformieren wir die ursprüngliche Fragestellung in Thesen, mit denen wir anschließend den Unternehmer konfrontieren. Diese Thesen werden danach weiterbearbeitet und in Form von konkreten Hausaufgaben dokumentiert.

Nach einem solchen Phase-0-Workshop kann der Unternehmer entscheiden, ob er sich in der Lage sieht, diese Hausaufgaben alleine zu bearbeiten oder ob er hierzu auf unsere Ressourcen zugreifen möchte. Auf Basis der erarbeiteten Ergebnisse sind wir in der Lage ein konkretes Angebot abzugeben, sodass der Unternehmer anschließend schnell eine Entscheidung treffen kann.

Wir haben mit dieser Vorgehensweise bisher sehr gute Erfahrungen sammeln können, sind die Unternehmer doch immer sehr erstaunt darüber, wie weit man mit einem Moderationsansatz kommt ohne vorher allzu tief in Details eingestiegen zu sein. Genau das ist der Mehrwert unseres extern moderierten Phase-0-Workshops: Wir steigen gemeinsam mit unseren Kunden auf die Palme und schauen die Insel von oben an bevor wir anschließend mit ihm die Sandkörner einzeln umdrehen.

cm&p-Spende für die „AIDS-Hilfe Frankfurt“

Diese Woche erreicht unsere Spende die AIDS-Hilfe Frankfurt. Seit 1985 unterstützt der Verein, der sich aus haupt- und ehrenamtlichen Mitgliedern zusammensetzt, alle Menschen, die von HIV und AIDS betroffen sind. Die Betroffenen erhalten Beratung, Hilfe und Vermittlung – alles absolut anonym und kostenlos. Der Verein macht sich für das Thema AIDS-Aufklärung stark, wirbt um Solidarität und klärt auf.

Speziell unterstützen wir das Projekt „Andre‘s Ride – Wir kämpfen mit dem Rennrad für gesellschaftliche Aufklärung über HIV/AIDS!“. Als Paar mit unterschiedlichem HIV-Status wissen André und Fabian, was es bedeutet als Erkrankter mit den gesellschaftlichen Vorurteilen, Missverständnissen, Ängsten und dem Tabu rund um HIV zu leben. Deshalb wollen sie sich stark machen. Mit dem Fahrrad als Symbol für Lebensfreude – tragen sie den zeitgemäßen Umgang mit HIV/AIDS in die Öffentlichkeit. In Kooperation mit verschiedenen Partnern arbeiten sie für eine vorurteilsfreie und aufgeklärte Gesellschaft.

Wollen auch Sie für die AIDS-Hilfe Frankfurt spenden bzw. direkt für das Projekt „Andre’s Ride“? Dann klicken Sie hier!

Die acht Elemente einer guten Moderation

Aus unserer Sicht enthält eine gute Business-Moderation insgesamt 8 Elemente. Dabei reden wir nicht vom klassischen technischen Moderationszyklus, wie er in entsprechenden Moderationstrainings gelehrt wird, sondern von unseren Erfahrungen aus zahlreichen durchgeführten Moderationen in der Praxis von mittelständischen Unternehmungen, zumeist auf Geschäftsführungsebene.

Die 8 Elemente lauten: Zielsetzung, Teilnehmer, Ort, Dauer, Methoden, Flexibilität, Dokumentation und Aufgabenliste.

Als erstes gilt es die übergeordnete Zielsetzung des Workshops zu klären. Nur so ist der Moderator in der Lage die nötigen Werkzeuge auszuwählen und sie passgenau zu den Fragestellungen vorzubereiten. Gleich im Anschluss müssen die Teilnehmer festgelegt werden. Diese sollten in der Lage sein etwas inhaltlich zur Zielsetzung des Workshops beizutragen. Ein guter Moderator wird dabei darauf achten, dass neben den erforderlichen Fachkräften auch genügend Querdenker in einem moderierten Workshop dabei sind.

Nicht nur unter Kostenaspekten sollte frühzeitig über den Ort und die Dauer des Workshops diskutiert und entschieden werden. Lange Workshops sind nicht automatisch bessere Workshops. Oftmals liegt „in der Kürze die Würze“. Viel wichtiger ist unserer Erfahrung nach jedoch der Ort. Workshops in Haus bringen oftmals nicht die Ergebnisse wie ein Workshop an einem externen Ort. Zusammenfassend lässt sich also sagen: lieber ein kurzer extern moderierter Workshop an einem fremden Ort als ein zu lange dauernder Workshop im eigenen Haus.

Jetzt steht die Methoden-Auswahl an. Hier ist der Moderator gefordert. Es geht darum, dass er entscheidet, an welcher Stelle Impulsvortrag, Gruppenarbeit oder Einzelarbeit, Plenumsdiskussionen, Metaplan-Arbeit, Brainstorming etc. wichtig und richtig sind. Dafür erstellt er einen entsprechenden Ablaufplan, in dem sowohl die Zielsetzung des jeweiligen Tagesordnungspunkts als auch die einzusetzenden Medien und Methoden dokumentiert sind. Dieser Ablaufplan wird mit dem Auftraggeber abgestimmt und ist der anschließende Regieplan für die Moderation.

Ganz wichtig ist während des Workshops eine große Portion an Flexibilität. Die wenigsten Workshops verlaufen so wie zuvor geplant. Der Moderator muss spontane Hinweise und Ideen aufgreifen und integrieren können, sofern sie zielführend sind.

Ganz zum Schluss kommt die Workshop-Dokumentation. Hier bietet sich das klassische Fotoprotokoll an, das üblicherweise mit den erarbeiteten Kernergebnissen, Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen ergänzt wird. Ein ganz wesentliches Dokumentationsergebnis ist die ToDo-Liste: Wer macht was bis wann? Ohne eine solche Liste sollte ein Workshop nie zu Ende gehen.

Aber auch dann ist die Arbeit eines Moderators noch nicht beendet. Ein guter Moderator wird die ToDo’s auf eigene Wiedervorlage legen und nachfassen, wenn die Termine zur Erledigung anstehen. Letztlich ist ein moderierter Workshop nur so gut wie die Umsetzung der dabei herausgekommenen Ergebnisse. Erst da endet die Verantwortlichkeit des Moderators.

Wie cm&p diesen Ansatz für seine Kunden verwendet erläutern wir Ihnen in unserem nächsten Blogbeitrag der sich mit dem Phase-0-Ansatz beschäftigt.

cm&p-Spende für „Die Arche Frankfurt“

Mit unserer cm&p-Spende unterstützen wir diese Woche „Die Arche Frankfurt“. In der Einrichtung  erleben Kinder Wertschätzung und Vertrauen – unabhängig von ihrem sozialen und kulturellen Hintergrund. In Kooperation mit der Berthold-Otto-Grundschule engagiert sich der Verein seit 2010  in Frankfurt-Griesheim. Und seit 2011 auch in der Frankfurter Nordweststadt, um Talente zu fördern, Bildung zu ermöglichen und Chancen zu geben!

Die zentralen Angebote der Arche sind effektive Bildungsmöglichkeiten, sinnvolle Freizeitangebote sowie kostenlose Mahlzeiten. Wir spenden diese Woche speziell für das Projekt „Ein warmes Mittagessen für unsere Kinder“. Eine verlässliche Tagesstruktur ist nicht für jedes Kind Alltag. Umso wichtiger ist es, dass die Arche eine warme Mahlzeit am Tag anbietet. Das gemeinsame Essen ist ein wesentlicher Moment für die Mitarbeiter des Vereins, um mit den Kindern im Gespräch zu sein und Beziehungen zu pflegen. Vor allem aber erleben die Kinder eine sichere und angenehme Atmosphäre.

Wollen auch Sie für die Kinder der Arche spenden und ihnen eine Grundversorgung bieten? Dann klicken Sie hier!

Was habe ich als Unternehmer von einem extern moderierten Workshop?

Viele Unternehmer fragen uns, warum sie einen externen Moderator buchen sollen. Bei den vielen Fach- und Führungskräften im Unternehmen kann man das doch auch selber machen, oder? Ja und nein zugleich …

Bei der Diskussion, ob ein Workshop extern moderiert werden sollte, gilt es 3 Punkte zu berücksichtigen:

1. Sicherlich kann eine gut qualifizierte interne Fach- oder Führungskraft das nötige Know-how haben, um einen Workshop zu moderieren. Wie aber bereits in einem unserer ersten Blogbeiträge zum Thema Moderation ausführlich erläutert, sind zu viel Fachwissen oder Interna für einen Moderator eher hinderlich. Ein Moderator muss sich auf den Diskussionsverlauf konzentrieren können und darf nicht über eigene fachliche Beiträge nachdenken und so abgelenkt werden.

2. Zudem benötigt ein Moderator die nötige Akzeptanz der Teilnehmer in der Gruppe. Da typischerweise noch immer sehr hierarchisch geprägte Gruppenzusammensetzungen vorherrschen, darf der Moderator nicht zu weit oben oder unten angesiedelt sein. Ist er zu weit oben angesiedelt, wird es ihm schwer fallen, als Moderator aus seiner angestammten Entscheider-Rolle raus zu gehen. Ist eher in der Kette zu weit unten angesiedelt, wird ihm ggf. die nötige Akzeptanz in der Gruppe fehlen. Das macht es schwierig, intern den passenden Moderator zu finden. Ein externer Moderator hat dieses Problem per se nicht.

3. Ein drittes Argument für eine externe Moderation ist die oftmals fehlende Zeit bei den internen Kräften für die entsprechende Vor- und Nachbereitung eines Workshops. Diese Arbeiten werden oftmals zeitlich unterschätzt. Eine gute Vorbereitung beginnt damit, dass man sich ausführlich mit der Zielsetzung des Workshops auseinandersetzt und die Teilnehmer rechtzeitig einbindet. Auch die zeitnahe Dokumentation der Workshop-Ergebnisse und die Bereitstellung an die Teilnehmer inklusive einem Aufgaben-Protokoll ist elementar und sollte sehr schnell erfolgen. Das bekommt der ins Tagesgeschäft eingebundene interne Mitarbeiter oftmals nicht geleistet.

In unserem nächsten Beitrag beschäftigen wir uns mit den acht Elementen einer guten Moderation.

cramer müller & partner