Ob als Unternehmen oder Unternehmer – Das Thema Datenschutz betrifft jeden

Der aktuelle Hacker-Angriff auf den deutschen Bundestag, ist eines der zahllosen Beispiele, die aufgelistet werden könnten, um zu beschreiben, dass das Thema Datenschutz für jedes Unternehmen essentiell wichtig ist. Der heutige Blog-Beitrag richtet sich an alle Unternehmen, die verstärkt mit persönlichen, vertraulichen oder sensiblen Daten arbeiten.  

 

Als Unternehmer müssen Sie gewährleisten, dass sensible Daten richtig behandelt werden und auch Ihre Mitarbeiter darüber aufklären, wie die aktuellen Richtlinien laut Bundesdatenschutzgesetz sind. Sollte es bei einem Austausch wichtiger Daten oder Informationen zwischen Ihrem Unternehmen und einem Ihrer Kunden zu einem sogenannten Datenleck kommen, ist das Vertrauen des Kunden in Ihr Unternehmen nachhaltig gestört, was im schlimmsten Fall zu einer Kündigung der Geschäftsverbindung und weiteren rechtlichen Folgen bis hin zur Klage führen kann.

Um dieses Worst-Case-Szenario zu vermeiden, sollten Sie zum Beispiel…  
  • eine Person bestimmen, die das Thema Datenschutz im Auge behält und darauf hinweist, wenn Datenschutzrichtlinien missachtet werden.
  • Ab einer Unternehmensgröße von mehr als 10 Mitarbeitern schreibt der Gesetzgeber einen Datenschutzbeauftragten vor. Wir empfehlen jedoch auch kleineren Unternehmen dieses Thema pro-aktiv im Auge zu behalten.
  • Ihre Mitarbeiter darüber aufklären IT-Systeme des Unternehmens (Laptops, Server, …) als Arbeits- und nicht als Freizeitmittel zu betrachten.
  • immer freigegebene Hard- bzw. Software verwenden und keine „Free-Downloads“ aus dem Internet zu tätigen.
  • Ihren Arbeitsplatz so schützen, dass unbefugte Personen keine Einsicht auf vertrauliche Dokumente haben – das gilt sowohl für den PC-Bildschirm (passwortgeschützter Bildschirmschoner) als auch für Ausdrucke, die im Optimalfall verdeckt auf dem Arbeitsplatz liegen.
  • kryptische Passwörter (Bsp: fGk3!-2I) verwenden und diese in regelmäßigen Abständen aktualisieren.
  • über ein gutes Anti-Viren-Programm verfügen.
 

Das Risiko, das aus dem zunehmenden Einsatz von Informationstechnologie entsteht, kann für viele Unternehmen zur wirtschaftlichen Bedrohung werden. Menschliches Fehlverhalten oder technische Fehlfunktion kann nicht immer ausgeschlossen aber doch deutlich reduziert werden, wenn verbindliche Standards gesetzt werden. Was für Sie gilt, gilt auch für uns als Berater und Dienstleister – daher haben wir für uns interne Datenschutzrichtlinien definiert, die den Schutz externer aber auch interner Daten gewährleisten. Damit tun wir alles, damit Ihre Informationen bei uns in sicheren Händen sind.

 

Sollten Sie noch weitere Informationen zum Thema Datenschutz benötigen, dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

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Die Vertriebsplanung als Motor Ihres Erfolges

„If you can’t measure it, you can’t manage it“. Dieser Satz des amerikanischen Management-Vordenkers Peter Drucker gilt ganz besonders für den Vertrieb. Ein Vertrieb ohne Ziele, ohne Zahlen, ohne Maßnahmen wird nur ein laues Lüftchen im Markt entfachen. Also brauchen Sie eine Planung, anhand derer Sie den Erfolg Ihres Vertriebs messen und in der Folge dann auch steuern können. 

Eine gute Vertriebsplanung ist die Grundlage eines guten Vertriebscontrollings. Welche Mengen und Preise können realistischer Weise im Markt erzielt werden? Welche Ressourcen sind dafür erforderlich (Produktionsmittel, Personal, Finanzen etc.)? Was bedeutet das heruntergebrochen auf Regionen, Sparten, Verkäufer, Produkte? Viel zu oft wird eine Jahresplanung auf die reine Zahlenplanung reduziert. Das wird aber insbesondere der Vertriebsplanung nicht gerecht. Viel eher sprechen wir von einer strategischen Planung, die sowohl qualitative Elemente, als auch deren quantitative Auswirkungen in Abhängigkeit voneinander zeigt.

Sie starten im ersten Schritt mit der Festlegung qualitativer Parameter (Beispiel: durch Einstellung eines weiteren Vertriebsmitarbeiters kann ein zusätzlicher Umsatz von x erreicht werden.) Anschließend berechnen Sie die daraus resultierenden Effekte auf GuV, Investitionen und Finanzierung sowie die Liquidität. (Beispiel: Welche zusätzlichen Deckungsbeiträge können erzielt werden? Welche zusätzlichen Kosten verursacht der neue Vertriebsmitarbeiter?) Im Rahmen dieser zweistufigen Betrachtung stellen Sie möglicher Weise fest, dass der erwartete positive Effekt aus der Festlegung neuer qualitativer Parameter (hier: Umsatzausweitung durch Einstellung eines weiteren Vertriebsmitarbeiters) nicht den gewünschten Erfolg bringt (hier: Steigerung des Gewinnes). Es gilt daher, beide Arbeitsschritte der Planung zu wiederholen und dabei andere Parameter anzusetzen. Diese Vorgehensweise beschreibt man auch als „iterativen Prozess“. Dieser Begriff wurde der Mathematik entlehnt und bedeutet, sich schrittweise in wiederholten Rechengängen der exakten Lösung anzunähern. Und genau das ist der Punkt: Der beschriebene zweistufige Planungsprozess muss immer wieder durchlaufen werden, bis das Gesamtergebnis stimmig ist und der gewollte Effekt erreicht wird.

Zur Verdeutlichung der zweistufigen Planung hier weitere Beispiele:

  • Sie planen die Einstellung eines neuen Verkäufers und gehen von einer dadurch zu erzielenden Mehrabsatzmenge von x aus. Im Rahmen Ihrer weiteren quantitativen Planung ermitteln Sie auch die mit der Einstellung verbundenen Sachkosten, z.B. PKW, Telekommunikation, Schulung etc. Im Rahmen dieser Kalkulation erkennen Sie, dass der kalkulatorische Deckungsbeitrag aus dem geplanten Mehrabsatz nicht ausreicht, um die zusätzlichen Sachkosten zu decken. Deshalb müsste der zusätzliche Verkäufer mehr Umsatz generieren als ursprünglich geplant. Dies erfordert ein höheres Qualifikations-Niveau bei dem Verkäufer, was wiederum die ursprünglich geplanten Personalkosten weiter erhöht.
  • Sie planen Wachstum im Ausland und wollen dieses mit einem Agenten vor Ort erzielen. Dazu verhandeln Sie erste unverbindliche Mindestverkaufszahlen und Provisionssätze mit dem Agenten, auf deren Basis Sie Ihre Produktionsauslastung neu kalkulieren. Im Rahmen dieser Kalkulation erkennen Sie, dass für das neue Auslandsprodukt weitere Zulassungsbestimmungen zu erfüllen sind, die die Vertriebskosten erhöhen. Sie gehen daraufhin in neue Gespräche mit dem Agenten und versuchen, den Provisionssatz zu reduzieren.
  • Sie möchten gerne eine Niederlassung in Nord-Deutschland eröffnen und kalkulieren eine bestimmte Menge an Personal- und Sachmittel ein. Auf dieser Basis bitten Sie Ihren Controller um die Ermittlung des Break-Even-Umsatzes für die neue Niederlassung. Anhand dieser Zahlen müssen Sie feststellen, dass der regionale Markt für die Erzielung des Break-Even-Umsatzes nicht groß genug ist. Sie planen daher, den Markt zunächst über einen weiteren Außendienstler zu betreuen. Wichtig bei dieser Vorgehensweise ist, dass der Abschluss Ihrer Kalkulation nicht zugleich der Abschluss der Entscheidung ist. Vielmehr beginnt jetzt der Prozess von vorne, in dem Sie Ihre Annahmen und Planprämissen auf den Prüfstand stellen  –und zwar so lange, bis qualitative und quantitative Vertriebsplanung übereinander passen.

Wenn Sie Redebedarf zu diesem Thema haben, dann nehmen Sie doch unverbindlich Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns auf Sie.

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Vertrieb und Finanzen – so vertragen sie sich

Vertrieb und Finanzen in einem Unternehmen nehmen oftmals gegenläufige Positionen ein. Während der Vertrieb in einer permanenten Ausweitung von Absatz und Vertriebsnetz seine Schwerpunkte setzt, agiert der Finanzbereich eher Risiko-orientiert und damit konservativ. Beide Bereiche verhalten sich demnach Funktions-konform, was aber dennoch häufig zu Reibereien führt. Die richtige Abstimmung dieser beiden Bereiche ist dementsprechend essentiell wichtig für den dauerhaften und gesunden Erfolg eines Unternehmens. Doch wie sollten Vertrieb und Finanzen einander ergänzen und miteinander harmonieren? Die Antwort auf diese Frage ist einfacher als zumeist angenommen.   Der Vertrieb führt, die Finanzen folgen Eine professionelle Vertriebssteuerung vorausgesetzt, schafft der Vertrieb nur dort Kosten, wo er ein nachhaltiges Entwicklungspotential sieht. Das bedeutet, dass der Vertrieb für die Richtung des Unternehmens verantwortlich ist und dementsprechend auch die Investitionen steuern muss. Nur so kann sich ein Unternehmen weiter entwickeln und neue Märkte und neue Kundenbereiche erschließen. Ohne Kunden und damit verbunden Umsatz stirbt ein Unternehmen. Umsatz ohne Deckungsbeitrag führt jedoch eher früher als später zu Verlusten und damit zum Tod des Unternehmens. An dieser Stelle kommt der Finanzbereich ins Spiel. Allerdings nicht als dauerhaft limitierender Faktor, sondern als Beratungs- und Kontrollinstanz, welche dem Vertrieb die Arbeit erleichtert. Gemäß dem Motto „Marketing führt, Controlling dient“. Vertrieb und Finanzen müssen für den Erfolg des Unternehmens Hand in Hand arbeiten. So wie Sturm und Abwehr in einer guten Fußballmannschaft.   Der Finanz-Bereich liefert Informationen und Bewertungen Der Finanz-Bereich ist für die Vertriebsentscheidungen enorm wichtig. Er zeigt dem Vertrieb die Bonität der aktuellen und potentiellen Kunden und kann mit einem gut installierten Veto-System vor Fehlinvestitionen und Finanzproblemen schützen. Es hat sich oftmals ein Ampel-System bewährt, nach welcher die Bewertungen durch den Finanzbereich an den Vertrieb kommuniziert werden können. So erhält der Vertrieb im laufenden Betrieb beständig einen Überblick über das Risiko bei neuen Kunden und kann auf alle zurzeit noch offenen Posten zurückgreifen. Diese Form der Vorbewertung von Kunden und in Teilen auch Geschäftspartnern kann den Vertrieb gezielt steuern ohne von den Mitarbeitern als Belastung oder gar Einmischung gesehen zu werden. Dem Vertrieb werden lediglich mehr Werkzeuge an die Hand gegeben, anhand derer die Bewertung neuer Kunden erfolgen kann.   Vertrieb und Finanz: Hand in Hand für mehr Erfolg Arbeiten beide Systeme abgestimmt und eng miteinander und ist eine vollständige Informationsintegration zwischen Vertrieb und Finanzbereich implementiert, so bietet dies eine gesunde und vor allem nachhaltige Basis für ein konsequentes und Risiko-armes Wachstum des Unternehmens. Weder Vertrieb noch Finanzen können die Ausrichtung des Unternehmens alleine ändern und schaffen somit die perfekte Balance zwischen Sicherheit und Wachstum.   Wollen Sie mehr über das Thema erfahren? Wir sprechen gerne unverbindlich mit Ihnen – nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

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Erfolgsmeldungen: Versorgen Sie Ihren Vertrieb mit positiven Nachrichten

So wichtig eine gezielte Vertriebssteuerung ist, ohne motivierte und beständig an Verbesserungen interessierte Mitarbeiter kann kein Unternehmen lange überleben. Neben all den wichtigen wirtschaftlichen Faktoren stellt die Motivation der Mitarbeiter einen der wichtigsten Erfolgsfaktoren dar. Diese Motivation kann sowohl durch ein Gemeinschaftsgefühl als auch durch eine positive Konkurrenzsituation geschaffen werden. Erfolgsmeldungen transportieren - Mitarbeiter motivieren  Betrachten wir die Situation an einem konkreten Beispiel. Vertriebsstandort A hat es geschafft die Verkaufszahlen in die Höhe zu schrauben und die Erwartungen mehr als zu erfüllen. Wird diese Meldung im Unternehmen verbreitet können zwei verschiedene Mechanismen ausgelöst werden. Zum einen kann sich die Belegschaft von Standort B ebenfalls freuen, da dies der gesamten Arbeitsplatzsicherung dient und sich somit positiv auswirkt. Sie kann, falls die Mitarbeiter von Standort A einen Bonus für diese Leistung erhalten, motiviert werden selber mehr Einsatz zu zeigen und somit besser zu werden als die anderen Mitarbeiter. Eine Win-Win-Situation für das Unternehmen. Methoden und Werkzeuge für die Mitarbeitermotivation Grundsätzlich ist es wichtig innerhalb des Unternehmens ein Wir-Gefühl zu entwickeln. Die Mitarbeiter müssen sich nicht nur mit dem Unternehmen identifizieren können, sondern sich auch für die Erfolge anderer Mitarbeiter freuen können. Die Firma ist die Mannschaft! Entsprechend sollten Sie als Unternehmer darauf achten, dass zwar Erfolgsmeldungen regelmäßig transportiert werden, diese jedoch nicht von den Teamleitern zum Aufbau eines negativen Konkurrenzdruckes genutzt werden. Wenn eine Konkurrenzsituation entsteht, die nicht als freundlicher und freundschaftlicher Wettbewerb verstanden wird, kann dies das Wir-Gefühl äußerst schnell vernichten. Erfolge gleichmäßig ausschütten - Boni dosiert einsetzen
  • Die einfachste Form dieses Wir-Gefühl zu erzeugen ist die Methode, dass gute Erfolge allen Mitarbeitern zu Gute kommen. Achten Sie dabei auf die Verhältnismäßigkeiten.
  • Manchmal ist es effektiver den Mitarbeitern einmal im Jahr für die tollen Erfolge etwas Gutes zu tun und die einzelnen Abteilungen und Standorte dort zu loben, als regelmäßig den Betriebsablauf für Sonder-Incentivierungen zu unterbrechen.
  • Sorgen Sie dafür, dass es sich zwar für jeden einzelnen Vertriebsmitarbeiter lohnt, eine gute Leistung zu bringen, diese jedoch dem gesamten Unternehmen und allen Mitarbeitern zu Gute kommt. Schüren Sie den Team-Gedanken – bei allem Wettbewerb.
  Für welchen Weg Sie sich auch immer entscheiden: Die Balance zu finden zwischen individueller Vergütung und der Erzeugung eines positiven Gesamtgefühls im Vertrieb ist oftmals schwierig. Wichtig ist in jedem Fall, dass besonders gute Leistungen anerkannt und vor allem kommuniziert werden. So lässt sich die Arbeitsmotivation aller Mitarbeiter steigern.

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KPI’s: So steuern Sie Ihren Vertrieb strategisch

Immer noch greifen viel zu wenige Unternehmer auf eine effektive und vor allem überprüfbare Vertriebssteuerung zurück. Zwar werden viele Entscheidungen anhand von Kennzahlen, sogenannten Key Performance Indicators (KPI's) getroffen, doch die Zahl und Genauigkeit dieser Indikatoren lässt oftmals zu wünschen übrig. Denn trotz eines breiteren Warenangebotes, größerer Verkaufsstellen und -flächen und der variableren Verkaufswege haben sich die Anzahl und Arten  der KPI's in vielen Unternehmen kaum geändert. Wenn Sie also Ihre Vertriebssteuerung verbessern und Ihre Performance erhöhen wollen, dann lohnt sich auch ein Blick auf die Anpassung Ihrer KPI’s. Wichtige Indikatoren erkennen und Potentiale finden Wollen Sie ihre Vertriebswege systematisch erfassen und strategisch erweitern, müssen Sie wissen wo in Ihrem Vertriebsnetz Potentiale schlummern, wo Probleme auftreten oder wo die gewünschte Verkaufsperformance nicht erreicht wird. Die Zahl und Ausrichtung der KPI's ist je nach Branche und Vertriebsart unterschiedlich und unterschiedlich stark gewichtet, doch Kern-Kennzahlen wie Umsatz, Deckungsbeitrag, Absatzmengen und Preise sind neben wichtigen Erfassungskriterien wie Besuchshäufigkeit, -effizienz und den Abverkaufs-Quoten wichtige Indikatoren für Ihren Verkaufserfolg. In Zeiten des Online-Handels kommen aber neue KPI’s wie Klickraten, Conversationrates, Absprungraten etc. hinzu. Der steigende Internationalisierungsgrad fordert Länderspezifische KPI’s. Und – Big Data lässt grüßen – auch die Verfügbarkeit von immer mehr Daten aus dem Unternehmen und über die Kunden bietet sich an, in strategische KPI’s fließen zu lassen, z.B. die Verknüpfung von Vertriebs- und Finanzierungsquoten oder Informationen über die Käufer-Herkunft und die damit verbundenen Deckungsbeiträge. Implementieren der neuen KPI's Haben Sie ihre eigenen KPI's einer kritischen Revision unterworfen und die neuen und wichtigen KPI's in Ihr Erfassungssystem übernommen, bietet Ihnen das nicht nur den Vorteil, dass durch diese Kennzahlen Erfolge und Misserfolge schneller sichtbar werden, sondern Sie auch neutrale Vergleichs- und Bewertungskriterien für alle Bereiche Ihres Vertriebsnetzes erhalten. So können Sie die Leistung guter und aktiver Verkäufer gezielt belohnen und fördern, während Sie bei sinkenden oder zu geringen Absatzzahlen schnell und frühzeitig korrigierend eingreifen können. Durch ein laufendes Monitoring und Reporting sind Sie mit Ihrem Unternehmen in der Lage schneller auf Schwankungen des Marktes zu reagieren, die eigene Marktposition zu ermitteln und direkte Konkurrenzsituationen effektiv zu analysieren. Dies gibt Ihnen im direkten Kampf um den Kunden eine große Auswahl an Werkzeugen an die Hand, mit welchen Sie ihre Geschäftsfelder gezielt verbessern und erweitern können. Vermitteln Sie den Nutzen der KPI's an Ihre Mitarbeiter Die Erfassung der größeren Zahl an KPI's stellt für Ihre Mitarbeiter oftmals eine Mehrbelastung dar, die schnell zu Unzufriedenheit führen kann. Vermitteln Sie dementsprechend frühzeitig die Vorteile dieser Datenerfassung ihren Mitarbeitern und achten Sie dabei auf einen persönlichen Bezug. So gelingt die Implementierung der neuen Erfassungskriterien deutlich stressfreier und mit einer höheren Akzeptanz durch Ihre Mitarbeiter. Sie brauchen einen Sparringspartner, der gemeinsam mit Ihnen Ihre individuellen KPI’s erarbeitet und diese in Ihrem Unternehmen implementiert? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wir freuen uns auf Sie.

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cramer müller & partner