Agile Unternehmensstrategien – ein Widerspruch?

Lohnt es sich in Zeiten von immer geringerer Planbarkeit noch mit langfristigen Strategien auseinanderzusetzen? Wie passt die Strategie überhaupt noch in die heutige Zeit bzw. in die neuen Methoden wie Lean-Startup, Scrum oder dem agilen Management?

Wir sind davon überzeugt, dass eine Strategie wichtiger denn je ist. Gerade weil es immer schwerer wird die zukünftigen externen Entwicklungen einzuschätzen, muss man wissen, wo man mit dem Unternehmen hin will. Laut Peter Drucker bedeutet Strategie „doing the right thing“. Es geht also darum die Zukunft zu gestalten und nicht auf die Zukunft zu reagieren.

Ein Unternehmen definiert also mit einer Strategie, wie es die Probleme seiner Kunden lösen kann und gleichzeitig seine Stärken und Ressourcen effizient einsetzen kann. Hier kommen jetzt die neuen Methoden wie Scrum und Lean-Startup als sinnvolle Unterstützung mit ins Spiel:

Die Strategie kann über verschiedene Wege erreicht werden. Hierbei muss ein Unternehmen mutige Hypothesen aufstellen und Experimente wagen. Je schneller diese Experimente durchgeführt und die Ergebnisse überprüft werden, desto besser. Die Strategie ist also der langfristig stabile Kern inmitten von bunten Minimum-viable-prototypes, Pilotprojekten, Trial-n-error-Ansätzen. Wichtig ist, dass nach erfolglosen Versuchen, die Learnings gesammelt werden und schnell wieder neu angesetzt wird: Wie können wir das strategische Ziel auf anderem Weg erreichen?  Es geht wie gesagt um „doing the right thing“. Wer als Unternehmer / Führungskraft seine Strategie genau beschreiben kann, hält dieses Chaos und entwickelt so sein Unternehmen nachhaltig weiter. Wir nennen das die Agile Unternehmensstrategie.

Der erste Unterschied zu einem klassischen Strategie-Prozess ist die Vorbereitung in der „Phase NULL“. Es werden die erfolgskritischen Engpässe gesucht. Es geht nicht um eine gesamtheitliche Rundum-Analyse, sondern um ein Hypothesen-basiertes Vorgehen. Innerhalb von einem Tag können die wichtigsten Hypothesen in einem Workshop herausgearbeitet werden.

In der anschließenden Phase wird parallel an der Überprüfung der Hypothesen und möglichen Strategien für das Unternehmen gearbeitet. In einem ersten Sprint wird versucht die Hypothesen bzw. die damit verbundene Strategie schnell zu überprüfen (verifizieren / falsifizieren). In einer Zwischenabnahme wird definiert, an welchen Thesen/ Ansätzen weiter gearbeitet wird bzw. welche Modifikationen vorgenommen werden. Erst im zweiten Sprint stößt man in eine tiefere Detail-Ebene vor. Am Ende stehen die Abnahme von der Strategie und die Definition der Umsetzung.

Die Strategie ist der „rote Faden“ der Hypothesen / Experimente. Die erfolgreichen und erfolglosen Experimente eines Unternehmens sind die Mosaiksteine der Strategie. Im Sinne von Peter Drucker („doing the right thing“) geht es darum,  unternehmerische Aktivitäten in Form von Experimenten zu initiieren. Strategie spielt also in Zukunft eine deutlich agilere Rolle als bisher.

Gerne können Sie sich zu strategischen Fragen mit uns austauschen - selbstverständlich auch in einem Phase-0-Workshop. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

 

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Nutzen Sie für Ihr Unternehmen Business-Intelligence?

Die Nutzung von Daten wird für Unternehmen ein immer wichtigerer Erfolgsfaktor. Die emotionale Komponente beim Verkaufen reicht längst nicht mehr aus. Es geht darum den Kunden zu verstehen und dafür benötigen Sie auch eine analytische Komponente. Business Intelligence, kurz „BI“, soll operative Daten in Entscheidungswissen umwandeln. Hierfür stehen zahlreiche BI-Tools zur Verfügung.

Wir haben uns die am besten bewerteten Systemen im Detail angeschaut und analysiert, welches System am besten zu den Anforderungen von unseren mittelständischen Kunden und uns als Unternehmensberatung eignet.

Für die vertriebsorientierte Unternehmensentwicklung eignet sich aus unserer Sicht QLIK-SENSE am besten. Vor allem die einfache Integration von verschiedenen Datenquellen und die intuitive Benutzeroberfläche waren hier entscheidend.

Es ist hiermit relativ einfach mit den Daten zu spielen und Zusammenhänge zu identifizieren (Data-Discovery). Auf dieser Daten-Entdeckungsreise ist die Variabilität des Tools entscheidend. Konkret hat uns das Tool gezeigt, an welchen Stellen unserer Vertriebspipeline nicht optimal funktioniert. Die gefundenen Zusammenhänge und Erkenntnisse werden mittels Data-Storytelling mit den Kollegen geteilt und in Verbesserungsmaßnahmen überführt werden. Hierdurch können die eher trockenen quantitativen Analysen als spannend Impulse für die Unternehmensentwicklung dargestellt werden. Nur durch den Austausch mit den Kollegen entstehen Dynamik bzw. echte Verbesserungsansätze. Die Umsetzung von Maßnahmen können anhand von Kennzahlen im Dashboard messbar gemacht werden.

QLIK-SENSE eignet sich hier vor allem für dynamische Prozesse (agile Unternehmensentwicklung mit rough data). Sobald es um dauerhafte Vertriebssteuerung geht, bauen wir mit anderen Tools statische Vertriebs-Reportings auf. Hier ist die hohe Variabilität eines QLIK-SENSE-Dashboards eher hinderlich.  

Gerne diskutieren wir mit Ihnen welches Business-Intelligence-Tool am besten zu ihrem Unternehmen passt.

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Die Kür der Unternehmensorganisation: Das Prozessmanagement

Kennen Sie das? 5 Mitarbeiter, die die gleiche Sache 5-mal unterschiedlich machen? Keine standardisierte Qualität bei Ihren internen Prozessen? Sie können diese internen Prozesse gar nicht kontrollieren, weil jeder macht was er will? Angst vor Wachstum, weil Sie nicht wissen, wie sie die Prozesse in den Griff bekommen sollen? Etc..

Immer wieder begleiten wir unsere Kunden bei dem Aufbau von Geschäftsprozessen in deren Unternehmen. Ziel dabei ist eine detaillierte Prozessdokumentation mit klaren Verant­wort­lichkeiten und Qualitäts-Anforder­ungen für Ein­gabe und Ausgabe an den Prozess-Schnittstellen. Wir helfen dabei, mit einem kritischen Blick von außen einzelne Schritte zu hinterfragen und zu optimieren, moderieren dabei zwischen den Prozessbeteiligten und bauen mit dem Kunden zusammen die Dokumentation auf:

  • Checklisten
  • Vorlagen
  • Arbeitsanweisungen

Als Ergebnis bekommen die Kunden ein elektronisches und papierloses Handbuch, das nicht nur schnell und einfach gesichert werden kann, sondern auch die Mitarbeiter mit aktuellen Informationen zu jedem Arbeitsschritt unkompliziert und schnell versorgt.

Wäre es nicht interessant für Sie, wenn auch in Ihrem Unternehmen das Fachwissen der Mitarbeiter in strukturierte Prozesse gebracht wird und alle Beteiligten davon profitieren können?

  • Sie müssen das Rad nicht jedes Mal neu erfinden: Alle Mitarbeiter bekommen einen Leitfaden an die Hand und Sie können die internen Prozesse besser kontrollieren, weil jeder macht, was im Prozess drin steht.
  • Sie schaffen mit den strukturierten Prozessen eine Basis für Wachstum und Weiterentwicklung und damit eine wichtige Fähigkeit, um auch in Zukunft erfolgreich zu sein. Denn Kundenerwartungen, der Wettbewerb und die Märkte verändern sich – deshalb sollte Ihr Betrieb sich auch verändern können. Und dafür sind strukturierte Prozesse entscheidend.

Jede Aktivität im Unternehmen ist Teil eines Prozesses und erst, wenn Sie genau wissen, was wann und wie passiert, können Sie die Abläufe gezielt verbessern. Letztlich geht es darum, die einzelnen Organe eines Betriebs sinnvoll und gut funktionierend zu verbinden – zu einem ganzheitlichen Organismus. Ein gut organisierter Betrieb hat eine klare Aufbauorganisation sowie vereinbarte Hauptaufgabenlisten für jeden Mitarbeiter. Und schließlich machen die Organisationbasics – Selbstmanagement, Disziplin, Transparenz sowie eine klare Regelkommunikation – den Arbeitsalltag leichter. Durch die aufgebauten Standards sparen Sie Zeit und können sich so auf andere wichtigen Themen konzentrieren, die zu Ihrem Erfolg beitragen. Wie klingt das für Sie?

Technisch erfolgt das Ganze in ViFlow, einer Software für das Abbilden von Geschäftsprozessen, mit der wir seit vielen Jahren gute Erfahrungen gemacht haben. Das Programm ermöglicht es, die Prozesse web-basiert darzustellen, so dass jeder Prozess-Beteiligte von überall online zugreifen kann. Das Befolgen der Schritte in einem Prozess ist intuitiv und interaktiv aufgebaut, Checklisten und wichtige Informationen sind in einer Datenbank gebündelt.

Ein großer Vorteil, den wir immer wieder bestätigt bekommen, ist die Erleichterung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Die grafische Darstellung des Gesamtprozesses hilft enorm beim Verständnis, wer was wann und wie macht, ermöglicht ein schnelleres selbständiges Arbeiten der neuen Mitarbeiter und sichert die Qualität der Leistung. Sollten die Mitarbeiter Verbesserungsvorschläge haben, können diese zügig integriert werden. So stellen Sie sicher, dass Prozesse immer wieder unter die Lupe genommen werden. Gleichzeitig steigern Sie die Motivation der neuen Kollegen, indem Sie sie bei der Prozessgestaltung mit ins Boot nehmen.

Beste Medizin ist die, die man selber nimmt! Was wir unseren Kunden empfehlen, erproben wir täglich in unserem Unternehmen selbst. Seit bereits 5 Jahren sind wir nach ISO 9001 QM-Zertifiziert. Die Norm unterstützt uns, die Qualität unserer Dienstleistungen stetig zu verbessern und dem Wachstum unseres Unternehmens Stand zu halten. Qualitätsmanagement ist fest in unserer Unternehmensphilosophie verankert und wird aktiv von den Mitarbeitern gelebt. Damit haben wir Team-Akzeptanz geschaffen und einen kontinuierlichen Verbesserungs-Prozess etabliert.

Die Erfahrungen, die wir in den letzten Jahren gesammelt haben, sowohl auf der emotionalen Ebene im Team als auch in der technischen Umsetzung, geben wir gerne an unsere Kunden weiter.

Sie haben Interesse sich einmal ganz unverbindlich zum Thema Prozessmanagement auszutauschen? Kein Problem. Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail. Wir freuen uns darauf.

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Moderation im digitalen Zeitalter – funktioniert das?

Im digitalen Zeitalter stellt sich natürlich die Frage, ob nicht auch Moderationen digital erfolgen können. Dazu gilt es zunächst einmal zu fragen, welchen Mehrwert eine digitale Moderation der Gruppe stiften kann?

Digitalisierung bedeutet, dass bisher analoge Werte in digital zu verarbeitende Informationen übersetzt werden. Bezogen auf eine Moderation würde das z.B. bedeuten, dass die Ergebnisse, die bisher an einer Metaplanwand oder auf einem Chat dokumentiert würden entsprechend digital aufbereitet und der Gruppe zur Verfügung gestellt werden. Oder aber, dass die Wortbeiträge der Gruppen-Teilnehmer entsprechend digital bereitgestellt werden.

Die hierfür erforderlichen technischen Voraussetzungen gibt es schon seit langer Zeit: Dazu gehören Videokonferenz-Tools wie zum Beispiel Skype oder GoToMeeting und entsprechende Remote Desktop Tools wie zum Beispiel Mikogo oder Spreed. Zwischenzeitlich haben sich auch spezialisierte Anbieter auf dem Markt entwickelt, zum Beispiel meebility.

Gleichwohl zeichnet eine gute Moderation eben nicht die Digitalisierung des Prozesses aus, sondern das, was als Ergebnis heraus kommt. Ein großer Vorteil digitaler Meetings ist sicherlich die Ersparnis von Zeit und Reisekosten sowie die systematische Meeting-Vorbereitung.

Je größer jedoch eine Gruppe wird, umso schwieriger sind digitale Meetings, egal ob sie extern oder intern moderiert werden. Der entscheidende Unterschied zu einer klassischen Webkonferenz ist, dass in einer digitalen Moderation mehrere Teilnehmer sich parallel inhaltlich einbringen. Es ist also nicht so, dass einer spricht und mehrere zuhören, sondern so, dass mehrere sprechen und einer (der Moderator) zuhört und entsprechend dokumentiert. Hier stoßen die derzeitigen Systeme noch ein Stück weit an ihre Grenzen. Mit fortschreitender Entwicklung der Technik wird dies sicherlich immer besser und leichter werden. Gleichwohl machen wir derzeit noch die Erfahrung, dass persönliche Moderationen von den Teilnehmern als professioneller und zielführender wahrgenommen werden. Wir selbst haben hierzu in der Vergangenheit zahlreiche Ansätze probiert, sind unter dem Aspekt der Professionalität jedoch noch nicht sehr zufrieden mit den Ergebnissen. So sind Datenverbindungen teilweise instabil, Dokumente werden nicht schnell genug hochgeladen oder es scheitert an Teilnehmern, die technisch noch nicht fit genug sind, sich in solche Konferenzen einzuwählen.

All das sollte uns jedoch nicht daran hindern dieses Medium weiter auszuprobieren. Bis dahin gilt als Faustregel: Je weniger Teilnehmer, je kürzer das Meeting, je weniger wichtig die erwarteten Ergebnisse, umso mehr bieten sich Online-Meetings mit externer Moderation an.

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Moderation in der Praxis: Der Phase-0-Workshop von cm&p

In den zahlreichen Workshops, die wir für unsere Kunden auf Führungskräfteebene moderieren, treten wir zwischenzeitlich immer seltener als reinrassige Experten auf. Vielmehr erwarten unsere Kunden immer häufiger, dass wir das entsprechende Moderationswerkzeug beherrschen. Wie wir die Moderation zur Lösung von Kundenproblemen nutzen, erläutern wir Ihnen nachfolgend.

Der von uns entwickelte Phase-0-Workshop ist das Mittel erster Wahl, wenn es darum geht Neukunden einen Überblick über Ihre eigentlichen Herausforderungen zu verschaffen. Oftmals kommen Neukunden nämlich mit sehr diffusen Vorstellungen über das zu lösende Problem.

In diesen Fällen starten wir regelmäßig mit einer reinen Moderation dessen, was bereits vorhanden ist – noch ganz ohne die intimen Kenntnisse des Unternehmens und oftmals nur mit einem unterdurchschnittlichen Fachwissen. Genau hierin liegt der Mehrwert für den Neukunden: Er bekommt einen komplett unverfälschten Blick auf sein Unternehmen von außen.

Wie läuft so etwas ab?

Wenn ein Neukunde sich für den Phase-0-Workshop entschieden hat, bitten wir Ihn um Zusendung einiger weniger Informationen über sein Unternehmen. Zuviel möchten wir eben nicht wissen, da wir ansonsten zu schnell betriebsblind werden. Und genau das wollen wir ja eben nicht. Außerdem nennt uns der Unternehmer seine Themen und Fragestellungen.

Auf Basis der uns vorliegenden Informationen starten wir dann mit einigen wenigen verändernden Fragen. Verändernde Fragen sind Fragen an die der Unternehmer bisher so nicht gedacht hat. Sie führen dazu, dass er beginnt auf eine andere Art und Weise über sein Unternehmen nachzudenken. Wir dokumentieren die Antworten des Kunden und beginnen daraus ein Bild zu formen. Das läuft in etwa so ab als würde ein Bildhauer beginnen einen Stein zu bearbeiten. Mit jeder weiteren Informationen des Unternehmers beginnen wir diese Information zu verdichten und in einer Art Unternehmensbild zu packen. Dabei transformieren wir die ursprüngliche Fragestellung in Thesen, mit denen wir anschließend den Unternehmer konfrontieren. Diese Thesen werden danach weiterbearbeitet und in Form von konkreten Hausaufgaben dokumentiert.

Nach einem solchen Phase-0-Workshop kann der Unternehmer entscheiden, ob er sich in der Lage sieht, diese Hausaufgaben alleine zu bearbeiten oder ob er hierzu auf unsere Ressourcen zugreifen möchte. Auf Basis der erarbeiteten Ergebnisse sind wir in der Lage ein konkretes Angebot abzugeben, sodass der Unternehmer anschließend schnell eine Entscheidung treffen kann.

Wir haben mit dieser Vorgehensweise bisher sehr gute Erfahrungen sammeln können, sind die Unternehmer doch immer sehr erstaunt darüber, wie weit man mit einem Moderationsansatz kommt ohne vorher allzu tief in Details eingestiegen zu sein. Genau das ist der Mehrwert unseres extern moderierten Phase-0-Workshops: Wir steigen gemeinsam mit unseren Kunden auf die Palme und schauen die Insel von oben an bevor wir anschließend mit ihm die Sandkörner einzeln umdrehen.

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cramer müller & partner