Sinn und Unsinn der Jahresplanung – Beschreiten Sie neue Wege in der Vertriebsplanung

Das Jahr 2015 hat angefangen, die Planungssaison bei unseren Kunden ist damit abgeschlossen. Zeit, einmal einen Rückblick auf die vielen Planungs- und Budgetierungsrunden zu legen, die wir moderiert und begleitet haben. Und Ihnen rechtzeitig vor Beginn der Planungen für das Geschäftsjahr 2016 ein paar interessante Impulse zur Optimierung Ihrer Vertriebsplanung mit auf den Weg zu geben. Das betriebswirtschaftliche Prinzip dahinter lautet „beyond budgeting“ – wenn Sie sich dazu vertieft auseinandersetzen wollen, finden Sie dazu jede Menge Infos im Web und zahlreiche Bücher. In der Planung kennen wir eigentlich nur zwei Typen von Unternehmern: diejenigen, die extrem detail-versessen planen, oder diejenigen, die eher schätzend und ratend planen. Zu welchem Typus tendieren Sie eher und fühlen Sie sich wohl in dieser Rolle? Welche der beiden Vorgehensweisen ist eigentlich besser? Nun, die Unternehmer, für die eine Planung einem Ratespiel gleich kommt, werden über kurz oder lang vom Markt verschwinden. Planung hat immer zum Ziel, die Zukunft, so wie sie werden soll, zu beschreiben. Es ist also kein Blick in die Kristallkugel, sondern die Formulierung klarer Vorstellungen. Hier haben Raten und Schätzen nichts zu suchen! Wenn Sie als Unternehmer schon nicht wissen, wie Ihre Zukunft aussehen soll, wie sollen das dann Ihre Mitarbeiter und Kunden wissen und warum bei Ihnen arbeiten oder etwas einkaufen? Die „Rater und Schätzer“ sind in unserer Kundschaft Gott sei Dank sehr wenige, insofern wollen wir uns mit ihnen hier nicht weiter aufhalten. Interessanter ist der detaillierte Typ. Hier kommt ein anderes Phänomen zum Vorschein: die (irrige) Annahme, dass alles planbar sei und die Planung umso besser wird, je mehr Informationen einfließen und je mehr Nachkommastellen sie beinhaltet. Das führt in der Folge aber dazu, dass Planungen so komplex werden, dass sie nicht mehr verständlich und nachvollziehbar sind. Die Planung landet dann ganz schnell genau dort, wo sie nie hin sollte: im Mülleimer. Was diesen Unternehmern oftmals fehlt, ist die Beschreibung der übergeordneten Unternehmensziele und das Vertrauen in die Fähigkeit der Mitarbeiter, dass diese im Rahmen ihrer Verantwortlichkeiten in der Lage sind, die richtigen und passenden Ziele, Zahlen und Aktivitäten zu formulieren, um das Unternehmensziel zu erreichen. Das betriebswirtschaftliche Modell, das dahinter liegt, ist das eingangs erwähnte beyond budgeting. Dazu möchten wir Ihnen gerne einige Leitplanken nennen, um den Planungsprozess effizienter zu gestalten: 1.       Beschreiben Sie zunächst die Welt, wie Sie aus Ihrer Sicht werden soll. Versuchen Sie das so präzise wie möglich zu tun – aber nicht detailliert. Professionell, aber nicht perfekt. Besprechen Sie Ihre Zukunftsbeschreibung mit Ihren Führungskräften und versuchen Sie dabei Einigkeit zu erzielen: Wie wird sich unser Markt entwickeln, welche Einschätzung haben wir bezüglich unserer Lieferanten, etc.? Damit haben Sie die Leitplanken gesetzt, zwischen denen sich Ihre Führungskräfte bewegen können. 2.       Lassen Sie Ihre operativen Abteilungen eine einfache Basisplanung erstellen („bottom-up“) und achten Sie darauf, dass diese Planung Ihre gemeinsam verabschiedete Zukunftseinschätzung unterstützt: Dienen die Maßnahmen dazu, das Ziel zu erreichen, passen die Zahlen zu den Rahmenbedingungen, etc.? 3.      Reduzieren Sie in der Datenbeschaffung und -erfassung die Detail-Ebene auf ein Minimum, verfahren Sie gemäß dem Pareto-Prinzip: Mit 20% der Informationen 80% der Datenqualität erreichen. Den Rest erst (nur) dann planen, wenn er für Ihr Unternehmen existenziell ist, z.B. in den Problemfeldern Ihrer Firma. 4.       Spielen Sie die so erarbeitete Planung noch einmal durch (Szenarien entwickeln): Was passiert, wenn diese oder jene Annahme nicht eintritt etc.? 5.       Und zum Schluss: Bewahren Sie sich das Recht und das Selbstbewusstsein nachzujustieren. Meistens kommt es anders als geplant, dann muss Ihre Planung „atmen“ können. Eine Vertriebsplanung ist ein lebendes Werkzeug. Das gilt auch für Ihren Planungsprozess. Wenn Sie den Mut haben, Ihre Strategie und Planung einmal auf den Kopf zu stellen, dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf  …

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cramer müller & partner