Moderation im digitalen Zeitalter – funktioniert das?

Im digitalen Zeitalter stellt sich natürlich die Frage, ob nicht auch Moderationen digital erfolgen können. Dazu gilt es zunächst einmal zu fragen, welchen Mehrwert eine digitale Moderation der Gruppe stiften kann?

Digitalisierung bedeutet, dass bisher analoge Werte in digital zu verarbeitende Informationen übersetzt werden. Bezogen auf eine Moderation würde das z.B. bedeuten, dass die Ergebnisse, die bisher an einer Metaplanwand oder auf einem Chat dokumentiert würden entsprechend digital aufbereitet und der Gruppe zur Verfügung gestellt werden. Oder aber, dass die Wortbeiträge der Gruppen-Teilnehmer entsprechend digital bereitgestellt werden.

Die hierfür erforderlichen technischen Voraussetzungen gibt es schon seit langer Zeit: Dazu gehören Videokonferenz-Tools wie zum Beispiel Skype oder GoToMeeting und entsprechende Remote Desktop Tools wie zum Beispiel Mikogo oder Spreed. Zwischenzeitlich haben sich auch spezialisierte Anbieter auf dem Markt entwickelt, zum Beispiel meebility.

Gleichwohl zeichnet eine gute Moderation eben nicht die Digitalisierung des Prozesses aus, sondern das, was als Ergebnis heraus kommt. Ein großer Vorteil digitaler Meetings ist sicherlich die Ersparnis von Zeit und Reisekosten sowie die systematische Meeting-Vorbereitung.

Je größer jedoch eine Gruppe wird, umso schwieriger sind digitale Meetings, egal ob sie extern oder intern moderiert werden. Der entscheidende Unterschied zu einer klassischen Webkonferenz ist, dass in einer digitalen Moderation mehrere Teilnehmer sich parallel inhaltlich einbringen. Es ist also nicht so, dass einer spricht und mehrere zuhören, sondern so, dass mehrere sprechen und einer (der Moderator) zuhört und entsprechend dokumentiert. Hier stoßen die derzeitigen Systeme noch ein Stück weit an ihre Grenzen. Mit fortschreitender Entwicklung der Technik wird dies sicherlich immer besser und leichter werden. Gleichwohl machen wir derzeit noch die Erfahrung, dass persönliche Moderationen von den Teilnehmern als professioneller und zielführender wahrgenommen werden. Wir selbst haben hierzu in der Vergangenheit zahlreiche Ansätze probiert, sind unter dem Aspekt der Professionalität jedoch noch nicht sehr zufrieden mit den Ergebnissen. So sind Datenverbindungen teilweise instabil, Dokumente werden nicht schnell genug hochgeladen oder es scheitert an Teilnehmern, die technisch noch nicht fit genug sind, sich in solche Konferenzen einzuwählen.

All das sollte uns jedoch nicht daran hindern dieses Medium weiter auszuprobieren. Bis dahin gilt als Faustregel: Je weniger Teilnehmer, je kürzer das Meeting, je weniger wichtig die erwarteten Ergebnisse, umso mehr bieten sich Online-Meetings mit externer Moderation an.

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Moderation in der Praxis: Der Phase-0-Workshop von cm&p

In den zahlreichen Workshops, die wir für unsere Kunden auf Führungskräfteebene moderieren, treten wir zwischenzeitlich immer seltener als reinrassige Experten auf. Vielmehr erwarten unsere Kunden immer häufiger, dass wir das entsprechende Moderationswerkzeug beherrschen. Wie wir die Moderation zur Lösung von Kundenproblemen nutzen, erläutern wir Ihnen nachfolgend.

Der von uns entwickelte Phase-0-Workshop ist das Mittel erster Wahl, wenn es darum geht Neukunden einen Überblick über Ihre eigentlichen Herausforderungen zu verschaffen. Oftmals kommen Neukunden nämlich mit sehr diffusen Vorstellungen über das zu lösende Problem.

In diesen Fällen starten wir regelmäßig mit einer reinen Moderation dessen, was bereits vorhanden ist – noch ganz ohne die intimen Kenntnisse des Unternehmens und oftmals nur mit einem unterdurchschnittlichen Fachwissen. Genau hierin liegt der Mehrwert für den Neukunden: Er bekommt einen komplett unverfälschten Blick auf sein Unternehmen von außen.

Wie läuft so etwas ab?

Wenn ein Neukunde sich für den Phase-0-Workshop entschieden hat, bitten wir Ihn um Zusendung einiger weniger Informationen über sein Unternehmen. Zuviel möchten wir eben nicht wissen, da wir ansonsten zu schnell betriebsblind werden. Und genau das wollen wir ja eben nicht. Außerdem nennt uns der Unternehmer seine Themen und Fragestellungen.

Auf Basis der uns vorliegenden Informationen starten wir dann mit einigen wenigen verändernden Fragen. Verändernde Fragen sind Fragen an die der Unternehmer bisher so nicht gedacht hat. Sie führen dazu, dass er beginnt auf eine andere Art und Weise über sein Unternehmen nachzudenken. Wir dokumentieren die Antworten des Kunden und beginnen daraus ein Bild zu formen. Das läuft in etwa so ab als würde ein Bildhauer beginnen einen Stein zu bearbeiten. Mit jeder weiteren Informationen des Unternehmers beginnen wir diese Information zu verdichten und in einer Art Unternehmensbild zu packen. Dabei transformieren wir die ursprüngliche Fragestellung in Thesen, mit denen wir anschließend den Unternehmer konfrontieren. Diese Thesen werden danach weiterbearbeitet und in Form von konkreten Hausaufgaben dokumentiert.

Nach einem solchen Phase-0-Workshop kann der Unternehmer entscheiden, ob er sich in der Lage sieht, diese Hausaufgaben alleine zu bearbeiten oder ob er hierzu auf unsere Ressourcen zugreifen möchte. Auf Basis der erarbeiteten Ergebnisse sind wir in der Lage ein konkretes Angebot abzugeben, sodass der Unternehmer anschließend schnell eine Entscheidung treffen kann.

Wir haben mit dieser Vorgehensweise bisher sehr gute Erfahrungen sammeln können, sind die Unternehmer doch immer sehr erstaunt darüber, wie weit man mit einem Moderationsansatz kommt ohne vorher allzu tief in Details eingestiegen zu sein. Genau das ist der Mehrwert unseres extern moderierten Phase-0-Workshops: Wir steigen gemeinsam mit unseren Kunden auf die Palme und schauen die Insel von oben an bevor wir anschließend mit ihm die Sandkörner einzeln umdrehen.

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Die acht Elemente einer guten Moderation

Aus unserer Sicht enthält eine gute Business-Moderation insgesamt 8 Elemente. Dabei reden wir nicht vom klassischen technischen Moderationszyklus, wie er in entsprechenden Moderationstrainings gelehrt wird, sondern von unseren Erfahrungen aus zahlreichen durchgeführten Moderationen in der Praxis von mittelständischen Unternehmungen, zumeist auf Geschäftsführungsebene.

Die 8 Elemente lauten: Zielsetzung, Teilnehmer, Ort, Dauer, Methoden, Flexibilität, Dokumentation und Aufgabenliste.

Als erstes gilt es die übergeordnete Zielsetzung des Workshops zu klären. Nur so ist der Moderator in der Lage die nötigen Werkzeuge auszuwählen und sie passgenau zu den Fragestellungen vorzubereiten. Gleich im Anschluss müssen die Teilnehmer festgelegt werden. Diese sollten in der Lage sein etwas inhaltlich zur Zielsetzung des Workshops beizutragen. Ein guter Moderator wird dabei darauf achten, dass neben den erforderlichen Fachkräften auch genügend Querdenker in einem moderierten Workshop dabei sind.

Nicht nur unter Kostenaspekten sollte frühzeitig über den Ort und die Dauer des Workshops diskutiert und entschieden werden. Lange Workshops sind nicht automatisch bessere Workshops. Oftmals liegt „in der Kürze die Würze“. Viel wichtiger ist unserer Erfahrung nach jedoch der Ort. Workshops in Haus bringen oftmals nicht die Ergebnisse wie ein Workshop an einem externen Ort. Zusammenfassend lässt sich also sagen: lieber ein kurzer extern moderierter Workshop an einem fremden Ort als ein zu lange dauernder Workshop im eigenen Haus.

Jetzt steht die Methoden-Auswahl an. Hier ist der Moderator gefordert. Es geht darum, dass er entscheidet, an welcher Stelle Impulsvortrag, Gruppenarbeit oder Einzelarbeit, Plenumsdiskussionen, Metaplan-Arbeit, Brainstorming etc. wichtig und richtig sind. Dafür erstellt er einen entsprechenden Ablaufplan, in dem sowohl die Zielsetzung des jeweiligen Tagesordnungspunkts als auch die einzusetzenden Medien und Methoden dokumentiert sind. Dieser Ablaufplan wird mit dem Auftraggeber abgestimmt und ist der anschließende Regieplan für die Moderation.

Ganz wichtig ist während des Workshops eine große Portion an Flexibilität. Die wenigsten Workshops verlaufen so wie zuvor geplant. Der Moderator muss spontane Hinweise und Ideen aufgreifen und integrieren können, sofern sie zielführend sind.

Ganz zum Schluss kommt die Workshop-Dokumentation. Hier bietet sich das klassische Fotoprotokoll an, das üblicherweise mit den erarbeiteten Kernergebnissen, Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen ergänzt wird. Ein ganz wesentliches Dokumentationsergebnis ist die ToDo-Liste: Wer macht was bis wann? Ohne eine solche Liste sollte ein Workshop nie zu Ende gehen.

Aber auch dann ist die Arbeit eines Moderators noch nicht beendet. Ein guter Moderator wird die ToDo’s auf eigene Wiedervorlage legen und nachfassen, wenn die Termine zur Erledigung anstehen. Letztlich ist ein moderierter Workshop nur so gut wie die Umsetzung der dabei herausgekommenen Ergebnisse. Erst da endet die Verantwortlichkeit des Moderators.

Wie cm&p diesen Ansatz für seine Kunden verwendet erläutern wir Ihnen in unserem nächsten Blogbeitrag der sich mit dem Phase-0-Ansatz beschäftigt.

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Was habe ich als Unternehmer von einem extern moderierten Workshop?

Viele Unternehmer fragen uns, warum sie einen externen Moderator buchen sollen. Bei den vielen Fach- und Führungskräften im Unternehmen kann man das doch auch selber machen, oder? Ja und nein zugleich …

Bei der Diskussion, ob ein Workshop extern moderiert werden sollte, gilt es 3 Punkte zu berücksichtigen:

1. Sicherlich kann eine gut qualifizierte interne Fach- oder Führungskraft das nötige Know-how haben, um einen Workshop zu moderieren. Wie aber bereits in einem unserer ersten Blogbeiträge zum Thema Moderation ausführlich erläutert, sind zu viel Fachwissen oder Interna für einen Moderator eher hinderlich. Ein Moderator muss sich auf den Diskussionsverlauf konzentrieren können und darf nicht über eigene fachliche Beiträge nachdenken und so abgelenkt werden.

2. Zudem benötigt ein Moderator die nötige Akzeptanz der Teilnehmer in der Gruppe. Da typischerweise noch immer sehr hierarchisch geprägte Gruppenzusammensetzungen vorherrschen, darf der Moderator nicht zu weit oben oder unten angesiedelt sein. Ist er zu weit oben angesiedelt, wird es ihm schwer fallen, als Moderator aus seiner angestammten Entscheider-Rolle raus zu gehen. Ist eher in der Kette zu weit unten angesiedelt, wird ihm ggf. die nötige Akzeptanz in der Gruppe fehlen. Das macht es schwierig, intern den passenden Moderator zu finden. Ein externer Moderator hat dieses Problem per se nicht.

3. Ein drittes Argument für eine externe Moderation ist die oftmals fehlende Zeit bei den internen Kräften für die entsprechende Vor- und Nachbereitung eines Workshops. Diese Arbeiten werden oftmals zeitlich unterschätzt. Eine gute Vorbereitung beginnt damit, dass man sich ausführlich mit der Zielsetzung des Workshops auseinandersetzt und die Teilnehmer rechtzeitig einbindet. Auch die zeitnahe Dokumentation der Workshop-Ergebnisse und die Bereitstellung an die Teilnehmer inklusive einem Aufgaben-Protokoll ist elementar und sollte sehr schnell erfolgen. Das bekommt der ins Tagesgeschäft eingebundene interne Mitarbeiter oftmals nicht geleistet.

In unserem nächsten Beitrag beschäftigen wir uns mit den acht Elementen einer guten Moderation.

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Moderation und Beratung – passt das?

Klassischerweise wird unter einem Unternehmensberater eine Person mit Expertenwissen verstanden. Wie in unserem letzten Blogbeitrag veröffentlicht, sollte ein Moderator jedoch nicht allzu viel Wissen mitbringen, da daraus die Gefahr entstehen kann, dass er die Gruppe nicht offen und vorurteilsfrei genug moderiert. Inwiefern passen also Beratung und Moderation zusammen?

Wenn wir zehn Jahre zurückgehen war die Welt eines Unternehmensberaters in der Tat dadurch gekennzeichnet, dass er regelmäßig in einem Spezialgebiet mehr wusste als sein Kunde. Im Jahr 2017 hat sich diese Welt jedoch deutlich verändert. Zwar gelten Berater gemeinhin noch immer als Experten in ihren jeweiligen Fachgebieten. Der Wissensvorsprung gegenüber ihren Kunden ist jedoch deutlich geschmolzen. Hierzu hat ganz wesentlich das Internet mit seinen Informations-Brokern wie z.B. Google oder Wikipedia beigetragen.

Der eigentliche Mehrwert eines Beraters liegt heute darin, dass er das in einem Unternehmen vorhandene explizite und implizite Wissen anzapft, miteinander verknüpft und daraus ohne Betriebsblindheit neue Lösungen entwickelt. Dies geht nur mit einem umfassenden Methoden-Know-how, was dem Berufsbild des Unternehmensberaters zu eigen ist.

Genau hier also dockt die Unternehmensberatung an die Moderation an. Beide Funktionen sind extrem kundenorientiert („Warum wollt Ihr Euch verändern?“), brauchen eine umfangreiche Frage-Technik („Wie, wann und mit wem wollt Ihr dahin?“) und benötigen eine Person, die großes Interesse an der Erzielung von Ergebnissen hat („Was wollt Ihr erreichen?“). Es ist daher nur folgerichtig, dass in den letzten Jahren immer mehr Berater begonnen haben, die fachlich losgelöste Moderation auf einer Meta-Ebene anzuwenden.

Letztlich ist die Moderation die Weiterentwicklung der Unternehmensberatung, indem sie das in einem Unternehmen vorhandene Know-how hebt, bündelt und dokumentiert. Warum die Moderation durch einen externen Moderator zielführend ist, erläutern wir Ihnen in unserem nächsten Blogbeitrag.

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cramer müller & partner