Moderation im digitalen Zeitalter – funktioniert das?

Im digitalen Zeitalter stellt sich natürlich die Frage, ob nicht auch Moderationen digital erfolgen können. Dazu gilt es zunächst einmal zu fragen, welchen Mehrwert eine digitale Moderation der Gruppe stiften kann?

Digitalisierung bedeutet, dass bisher analoge Werte in digital zu verarbeitende Informationen übersetzt werden. Bezogen auf eine Moderation würde das z.B. bedeuten, dass die Ergebnisse, die bisher an einer Metaplanwand oder auf einem Chat dokumentiert würden entsprechend digital aufbereitet und der Gruppe zur Verfügung gestellt werden. Oder aber, dass die Wortbeiträge der Gruppen-Teilnehmer entsprechend digital bereitgestellt werden.

Die hierfür erforderlichen technischen Voraussetzungen gibt es schon seit langer Zeit: Dazu gehören Videokonferenz-Tools wie zum Beispiel Skype oder GoToMeeting und entsprechende Remote Desktop Tools wie zum Beispiel Mikogo oder Spreed. Zwischenzeitlich haben sich auch spezialisierte Anbieter auf dem Markt entwickelt, zum Beispiel meebility.

Gleichwohl zeichnet eine gute Moderation eben nicht die Digitalisierung des Prozesses aus, sondern das, was als Ergebnis heraus kommt. Ein großer Vorteil digitaler Meetings ist sicherlich die Ersparnis von Zeit und Reisekosten sowie die systematische Meeting-Vorbereitung.

Je größer jedoch eine Gruppe wird, umso schwieriger sind digitale Meetings, egal ob sie extern oder intern moderiert werden. Der entscheidende Unterschied zu einer klassischen Webkonferenz ist, dass in einer digitalen Moderation mehrere Teilnehmer sich parallel inhaltlich einbringen. Es ist also nicht so, dass einer spricht und mehrere zuhören, sondern so, dass mehrere sprechen und einer (der Moderator) zuhört und entsprechend dokumentiert. Hier stoßen die derzeitigen Systeme noch ein Stück weit an ihre Grenzen. Mit fortschreitender Entwicklung der Technik wird dies sicherlich immer besser und leichter werden. Gleichwohl machen wir derzeit noch die Erfahrung, dass persönliche Moderationen von den Teilnehmern als professioneller und zielführender wahrgenommen werden. Wir selbst haben hierzu in der Vergangenheit zahlreiche Ansätze probiert, sind unter dem Aspekt der Professionalität jedoch noch nicht sehr zufrieden mit den Ergebnissen. So sind Datenverbindungen teilweise instabil, Dokumente werden nicht schnell genug hochgeladen oder es scheitert an Teilnehmern, die technisch noch nicht fit genug sind, sich in solche Konferenzen einzuwählen.

All das sollte uns jedoch nicht daran hindern dieses Medium weiter auszuprobieren. Bis dahin gilt als Faustregel: Je weniger Teilnehmer, je kürzer das Meeting, je weniger wichtig die erwarteten Ergebnisse, umso mehr bieten sich Online-Meetings mit externer Moderation an.

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Moderation in der Praxis: Der Phase-0-Workshop von cm&p

In den zahlreichen Workshops, die wir für unsere Kunden auf Führungskräfteebene moderieren, treten wir zwischenzeitlich immer seltener als reinrassige Experten auf. Vielmehr erwarten unsere Kunden immer häufiger, dass wir das entsprechende Moderationswerkzeug beherrschen. Wie wir die Moderation zur Lösung von Kundenproblemen nutzen, erläutern wir Ihnen nachfolgend.

Der von uns entwickelte Phase-0-Workshop ist das Mittel erster Wahl, wenn es darum geht Neukunden einen Überblick über Ihre eigentlichen Herausforderungen zu verschaffen. Oftmals kommen Neukunden nämlich mit sehr diffusen Vorstellungen über das zu lösende Problem.

In diesen Fällen starten wir regelmäßig mit einer reinen Moderation dessen, was bereits vorhanden ist – noch ganz ohne die intimen Kenntnisse des Unternehmens und oftmals nur mit einem unterdurchschnittlichen Fachwissen. Genau hierin liegt der Mehrwert für den Neukunden: Er bekommt einen komplett unverfälschten Blick auf sein Unternehmen von außen.

Wie läuft so etwas ab?

Wenn ein Neukunde sich für den Phase-0-Workshop entschieden hat, bitten wir Ihn um Zusendung einiger weniger Informationen über sein Unternehmen. Zuviel möchten wir eben nicht wissen, da wir ansonsten zu schnell betriebsblind werden. Und genau das wollen wir ja eben nicht. Außerdem nennt uns der Unternehmer seine Themen und Fragestellungen.

Auf Basis der uns vorliegenden Informationen starten wir dann mit einigen wenigen verändernden Fragen. Verändernde Fragen sind Fragen an die der Unternehmer bisher so nicht gedacht hat. Sie führen dazu, dass er beginnt auf eine andere Art und Weise über sein Unternehmen nachzudenken. Wir dokumentieren die Antworten des Kunden und beginnen daraus ein Bild zu formen. Das läuft in etwa so ab als würde ein Bildhauer beginnen einen Stein zu bearbeiten. Mit jeder weiteren Informationen des Unternehmers beginnen wir diese Information zu verdichten und in einer Art Unternehmensbild zu packen. Dabei transformieren wir die ursprüngliche Fragestellung in Thesen, mit denen wir anschließend den Unternehmer konfrontieren. Diese Thesen werden danach weiterbearbeitet und in Form von konkreten Hausaufgaben dokumentiert.

Nach einem solchen Phase-0-Workshop kann der Unternehmer entscheiden, ob er sich in der Lage sieht, diese Hausaufgaben alleine zu bearbeiten oder ob er hierzu auf unsere Ressourcen zugreifen möchte. Auf Basis der erarbeiteten Ergebnisse sind wir in der Lage ein konkretes Angebot abzugeben, sodass der Unternehmer anschließend schnell eine Entscheidung treffen kann.

Wir haben mit dieser Vorgehensweise bisher sehr gute Erfahrungen sammeln können, sind die Unternehmer doch immer sehr erstaunt darüber, wie weit man mit einem Moderationsansatz kommt ohne vorher allzu tief in Details eingestiegen zu sein. Genau das ist der Mehrwert unseres extern moderierten Phase-0-Workshops: Wir steigen gemeinsam mit unseren Kunden auf die Palme und schauen die Insel von oben an bevor wir anschließend mit ihm die Sandkörner einzeln umdrehen.

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Die acht Elemente einer guten Moderation

Aus unserer Sicht enthält eine gute Business-Moderation insgesamt 8 Elemente. Dabei reden wir nicht vom klassischen technischen Moderationszyklus, wie er in entsprechenden Moderationstrainings gelehrt wird, sondern von unseren Erfahrungen aus zahlreichen durchgeführten Moderationen in der Praxis von mittelständischen Unternehmungen, zumeist auf Geschäftsführungsebene.

Die 8 Elemente lauten: Zielsetzung, Teilnehmer, Ort, Dauer, Methoden, Flexibilität, Dokumentation und Aufgabenliste.

Als erstes gilt es die übergeordnete Zielsetzung des Workshops zu klären. Nur so ist der Moderator in der Lage die nötigen Werkzeuge auszuwählen und sie passgenau zu den Fragestellungen vorzubereiten. Gleich im Anschluss müssen die Teilnehmer festgelegt werden. Diese sollten in der Lage sein etwas inhaltlich zur Zielsetzung des Workshops beizutragen. Ein guter Moderator wird dabei darauf achten, dass neben den erforderlichen Fachkräften auch genügend Querdenker in einem moderierten Workshop dabei sind.

Nicht nur unter Kostenaspekten sollte frühzeitig über den Ort und die Dauer des Workshops diskutiert und entschieden werden. Lange Workshops sind nicht automatisch bessere Workshops. Oftmals liegt „in der Kürze die Würze“. Viel wichtiger ist unserer Erfahrung nach jedoch der Ort. Workshops in Haus bringen oftmals nicht die Ergebnisse wie ein Workshop an einem externen Ort. Zusammenfassend lässt sich also sagen: lieber ein kurzer extern moderierter Workshop an einem fremden Ort als ein zu lange dauernder Workshop im eigenen Haus.

Jetzt steht die Methoden-Auswahl an. Hier ist der Moderator gefordert. Es geht darum, dass er entscheidet, an welcher Stelle Impulsvortrag, Gruppenarbeit oder Einzelarbeit, Plenumsdiskussionen, Metaplan-Arbeit, Brainstorming etc. wichtig und richtig sind. Dafür erstellt er einen entsprechenden Ablaufplan, in dem sowohl die Zielsetzung des jeweiligen Tagesordnungspunkts als auch die einzusetzenden Medien und Methoden dokumentiert sind. Dieser Ablaufplan wird mit dem Auftraggeber abgestimmt und ist der anschließende Regieplan für die Moderation.

Ganz wichtig ist während des Workshops eine große Portion an Flexibilität. Die wenigsten Workshops verlaufen so wie zuvor geplant. Der Moderator muss spontane Hinweise und Ideen aufgreifen und integrieren können, sofern sie zielführend sind.

Ganz zum Schluss kommt die Workshop-Dokumentation. Hier bietet sich das klassische Fotoprotokoll an, das üblicherweise mit den erarbeiteten Kernergebnissen, Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen ergänzt wird. Ein ganz wesentliches Dokumentationsergebnis ist die ToDo-Liste: Wer macht was bis wann? Ohne eine solche Liste sollte ein Workshop nie zu Ende gehen.

Aber auch dann ist die Arbeit eines Moderators noch nicht beendet. Ein guter Moderator wird die ToDo’s auf eigene Wiedervorlage legen und nachfassen, wenn die Termine zur Erledigung anstehen. Letztlich ist ein moderierter Workshop nur so gut wie die Umsetzung der dabei herausgekommenen Ergebnisse. Erst da endet die Verantwortlichkeit des Moderators.

Wie cm&p diesen Ansatz für seine Kunden verwendet erläutern wir Ihnen in unserem nächsten Blogbeitrag der sich mit dem Phase-0-Ansatz beschäftigt.

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Market Intelligence: …schlauer als Google und die NSA

Die Datenkraken a la Facebook, Google & Co sind in aller Munde. Zum Thema Big-data liest man viel Erschreckendes und Fantastisches. Es ist kein Wunder, dass bodenständige KMUs bei diesem Thema eher zurückhaltend sind. Aber auch Mittelständler sind auf Daten über ihren Markt angewiesen: Wettbewerb, Kunden, Absatzzahlen, Marktgröße – die Komplexität in der Datenaufnahme und –pflege schreckt dabei  viele ab. Es geht aber auch einfach: Mit dem pragmatischen cm&p-Ansatz kann ein Unternehmen schnell die wichtigen Markt-Entwicklungen erkennen und an den Vertrieb liefern. Unter Market Intelligence werden alle Informationen eines Unternehmens rund um dessen Zielmarkt verstanden. Market Intelligence umfasst demnach Teilbereiche wie z.B. Marktforschung oder Wettbewerbsanalyse. Die Entwicklung der Absatzmärkte wird immer volatiler, daher ist es wichtig, Instrumente zu entwickeln, die die Marktchancen und -Risiken aufzeigen. Je spezialisierter und weniger reguliert die Märkte sind, desto wichtiger ist die Marktbeobachtung. Dabei geht es in der Regel nicht um eine „exakte Wissenschaft“ sondern um ein pragmatisches Zusammenführen von verfügbaren Daten. Ein schnelles Zusammenführen der verschiedenen Input-Daten sollte nicht länger als 4 Wochen dauern. Wenn eine erste (schnell aggregierte) Market-Intelligence-Datenbank vorliegt, dann geht es um die Fragen, wie aus dieser Datenbank vertriebsrelevante Informationen gezogen werden können. Das könnten Antworten z.B. auf die folgenden Fragen sein:
  • Wie entwickelt sich der eigene Marktanteil? Welcher Wettbewerber wächst am stärksten?
  • In welchen Vertriebswegen / Handelspartnern steckt derzeit das größte Potenzial für Ihr Unternehmen?
  • Wo gibt es weiße Flecken im stationären Handel? Wie können diese erschlossen werden?
  • Wo droht ein Vertriebspartner wegzubrechen? Wie kann dies verhindert werden?
Entscheidend ist, ob und wie Sie diese Vertriebsimpulse anschließend im Unternehmen nutzen. Arbeiten Vertrieb und Vertriebspartner gemeinsam an der Auswertung dieser Marktdaten, dann entstehen daraus echte Wachstumschancen. Genau wie für Ihr Unternehmen ist es für Ihre Vertriebspartner wichtig, diese Marktdaten zu nutzen. Wer in der Bereitstellung und Analyse von Marktdaten die Nase vorne hat, identifiziert nicht nur die Marktchancen am frühesten, sondern bindet auch die professionellsten Vertriebspartner an sein Unternehmen.  Wenn Sie hierzu mehr erfahren wollen, nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

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Vom Besserwisser zum Bessermacher – Die Zukunft der Mittelstandsberatung

Unter der Moderation von Edmund Cramer diskutierten die Berater des KMU-Berater-verbandes über die Zukunft der Mittelstandsberatung in Deutschland. Dabei kamen die Berater zu folgenden Kernthesen:

1.   Beratung findet immer häufiger virtuell statt, die Vor-Ort-Beratung wird durch Telefon-, Web- und Videokonferenzen, aber auch Datenräume, Webportal und dergleichen mehr ergänzt. Dennoch bleibt Unternehmensberatung "people business", der Beziehung zum Kunden kommt ein hoher Stellenwert bei.

2.   Die wachsenden Herausforderungen der Unternehmer benötigen auf der Beraterseite einen weiter steigenden Spezialisierungsgrad. Um die gleichzeitig vom Kunden gewünschte Hausarzt-Funktion zu übernehmen, werden sich die Berater künftig noch stärker vernetzen und in temporären Teams die Probleme ihrer Mandanten lösen.

3.   Die Abrechnung der Leistungen erfolgt über neue Preismodelle. Die erfolgsabhängige Vergütung ist dabei nur ein Thema. Auch Flatrates, Festpreise, Modulpreise etc. werden zunehmen.

Zu ähnlichen Einschätzungen kommt auch das aktuelle Themenheft „Unternehmensberater“ von brandeins. Die Überschrift „Vom Besserwisser zum Bessermacher“ deckt sich stark mit den Ergebnissen unseres KMU-Workshops. Eine Kernthese hier lautet, dass die Zukunft der Beratung weniger in der Bereitstellung von Wissen liegt, als in der Unterstützung bei der Einführung und dauerhaften Verankerung dieses Wissens im Unternehmen.

cm&p kommt allen diesen Einschätzungen schon seit längerem nach. Als mittelständische Unternehmensberatung haben wir das „Ohr am Markt“ und passen unsere Prozesse ständig an die Anforderungen des Mittelstands an. Die von uns zuvor erarbeiteten Konzepte werden dabei operativ umgesetzt. Wir integrieren uns damit in die Wertschöpfungskette unserer Kunden und betreiben z.B. Datenbanken und Portale für sie. Das ist aus unserer Sicht das Kernelement der zukünftigen Unternehmensberatung: nicht nur konzeptionieren, sondern auch umsetzen.

Wie sagt es ein Kunde von uns so treffend: „Wissen ist Macht? Haste gedacht. Wissen ist wenig – Können ist König!“. Getreu diesem Motto handeln wir. Wenn auch Sie an einer solchen Integration unseres Know-Hows in Ihr Unternehmen interessiert sind, dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

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