Social Media erobert das Projektmanagement

Wenn auch Sie bei dem Wort „Social Media“ an Facebook, Instagram, Twitter, usw. denken und glauben, dass diese Kanäle nichts mit Projektmanagement in einem Unternehmen zu suchen hat, dann liegen Sie nicht falsch. Aber auch nicht richtig. Mittlerweile ist Social Media vielmehr als nur Facebook & Co. Das gilt besonders dann, wenn es um effiziente Führungs- und Kommunikationswege und die Umsetzung im Projektmanagement geht. Gefordert sind neue Projektorganisationen und Strukturen.

Vernetztes Arbeiten im Projektmanagement

Um die Kommunikation voranzutreiben und Ansätze der Social Media Welt im Projektmanagement einzuführen, betrachten wir bei cm&p ein Projekt als soziales Netzwerk. Bei sozialen Netzwerken geht es darum, dass sich Freunde, Bekannte oder Fremde mit gleichen Interessen im Internet aufeinander treffen und sich digital vernetzen, um persönliche Informationen oder Daten miteinander auszutauschen. Es geht also hauptsächlich um die (digitalen) Beziehungen und Interaktionen zwischen einer bestimmten Anzahl von Akteuren. Überträgt man diesen Aspekt auf das Projektmanagement, so ist es erforderlich, dass Projektmitglieder sich miteinander vernetzen, um Projektabläufe effizienter zu erledigen und die interne Kommunikation zu optimieren. Mitarbeiter müssen sich spontan, zeitsparend und flexibel über Inhalte austauschen können. Die Zusammenarbeit und Vernetzung im Unternehmen führt daher zu neuen Anforderungen und Herausforderungen, da unternehmensübergreifend gearbeitet wird. Bei Social Media im Projektmanagement stehen im Wesentlichen zwei Ziele im Mittelpunkt:

  • die Optimierung der Kommunikation und Interaktion zwischen den Projektbeteiligten und den Stakeholdern des Projektes
  • eine Verbesserung des Informationsmanagements in Bezug auf den Informationsaustausch, Verfügbarkeit und die Speicherung von Wissen.

Webbasierte Projektmanagement Software

Wenn man sich mit dem Thema Projektmanagement der Zukunft in einem Unternehmen beschäftigt, so wird es unausweichlich sein die jüngere Generation in Bezug auf die Arbeitsweise zu integrieren. Die Lösung für ein erfolgreiches Projekt kann nur web-basiert sein, denn neben der klassischen IT-Infrastruktur mit Servern und PCs kommen gerade in der jetzigen und nächsten Generation (Generation Y und Generation Z) zunehmend Tablets und Smartphones zum Einsatz. Anders als im klassischen Projektmanagement, bei dem die bisherigen Alternativen zur Dokumentation Excel-Dateien oder Lastenhefte waren, ermöglicht Social Media Multimedialität. Einfache Features wie z.B. Mitglieder zu „markieren“ bzw. zu benachrichtigen, Beiträge zu kommentieren, die Möglichkeit Anhänge (wie z.B. Fotos, PDF-Dateien, Audio-Nachrichten oder sonstige mediale Inhalte) hochzuladen sollten Grundvoraussetzungen für Projektmanagement-Tools sein. Hierbei spielt die Benutzerfreundlichkeit eine große Rolle für das Projektteam. Um Anhänge für die Dokumentation oder zur Verständlichkeit hochladen zu können, sollte die Funktion „Drag-and-Drop“ in einer Projektmanagement Software gegeben sein. Damit die Kommunikation zugänglich für jeden ist, ist es empfehlenswert sich für eine Software zu entscheiden, die sowohl auf dem Desktop als auch per Smartphone App nutzbar ist. In dem Fall bieten sich bspw. Trello, Evernote oder Asana als web-basiertes Projektmanagement an.

Weblogs & Microblogs

Haben Sie gewusst, dass die ersten Blogs in Unternehmen anfänglich als öffentliche Tagebücher oder Tagesberichte zu bestimmten Themenbereichen genutzt wurden? Mittlerweile spielt im Projektmanagement die Kommunikation innerhalb eines Projektes eine bedeutende Rolle. Beispielsweise kann ein Blog als Dashboard eingesetzt werden, um eine klare Übersicht über wichtige Projekte, Protokolle oder Organisationen wiederzugeben. Das Microblogging (oder auch Microblogs) stellt einen begrenzten Blog dar, in der die Zeichenanzahl beschränkt ist (der bekannteste Anbieter zum Microblogging ist hierbei Twitter). Daher lässt sich Microblogging vor allem für folgende Projektaktivitäten einsetzen:

  • Aufgabenkoordination (z.B. Delegation von Aufgaben),
  • Problemlösung (z.B. Lösungen kommunizieren),
  • Ereignisberichte (z.B. Terminhinweise) und
  • Ideen und Hinweise (z.B. Ideen zur Diskussion stellen).

Die Anwendung erleichtert nicht nur den Zugriff für unterwegs auf dem Smartphone, vielmehr wird durch die Nutzung von Mikronachrichten eine gewisse Einfachheit und Transparenz in Form von informeller Kommunikation erzeugt. Sowohl Microblogs als auch Weblogs können als Lösungswege im Projektmanagement betrachtet werden, die dabei helfen eine nachvollziehbare Projekthistorie aufzubauen.

Instant-Messaging

Eine weitere Möglichkeit im Projektmanagement sind Chat-Dienste, die einen informellen Austausch zwischen zwei oder mehreren Mitgliedern digital herstellen. Texte und Emojis werden in dieser Chat-Funktion eingesetzt, um kurze Fachfragen zu klären oder Aufgaben untereinander aufzuteilen. Hierbei bietet sich auch an, sich zusätzlich einen unternehmensbezogenen Instant-Messaging-Dienst, wie z.B. Skype for Business, Microsoft Teams oder Slack runterzuladen, um Aufgaben, Informationen, Dokumente im Projektplanungsprozess zu kommunizieren. Das besondere an Slack sind die Channels (Kanäle), die die Teammitglieder festlegen können, um nach Projekt, Thema oder Team zu unterscheiden. Es entsteht die Möglichkeit nicht nur eine erfolgreiche Projektkommunikation und produktive Zusammenarbeit zwischen den jeweiligen Teilnehmer herzustellen, vielmehr wird u.a. auch die interne Kommunikation durch Einzel- oder Gruppenunterhaltungen außerhalb des Projektes gestärkt.

Unsere Empfehlung: Um den Überblick in Projekten zu behalten, nutzen wir bei cm&p sehr gerne Trello. In Sekundenschnelle können wir Boards, Listen und Karten erstellen, um Projekte flexibel und digital zu organisieren und zu priorisieren. Wie Sie Trello in Ihrem Unternehmen einsetzen können, erfahren Sie im nächsten Blogbeitrag. Wenn Sie Unterstützung benötigen, dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf. Gerne senden wir Ihnen unsere interne Vorlage für den Projektplan.

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Rückwärts planen – das Geheimnis erfolgreicher Projektplanung

Kennen Sie die Situation: ein größeres Projekt steht an, aber Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Sie glauben, noch genügend Zeit zu haben, fangen gleichzeitig mehrere Baustellen an und merken nach einer gewissen Zeit, dass es langsam eng wird? Sie laufen in wachsender Hektik dem Ziel hinterher, wohl wissend, dass es ohnehin kaum noch zu erreichen ist? Und dann ist da auch noch das Tagesgeschäft… So geht es vielen unserer Kunden bei der Einführung neuer Systeme im Unternehmen. Sei es der Aufbau eines Organisationshandbuchs, die Einführung einer neuen Software oder die umfassende Anpassung von Prozessen. Für alle diese Aufgaben gilt: Ordnung im Kopf führt zu Ordnung auf dem Papier führt zu Ordnung im Ergebnis. Es ist wichtig, dass Sie sich diese Phase vor einem Projekt gönnen und nicht einfach sofort los arbeiten. Bringen Sie erst einmal Ordnung in Ihre Gedanken und fangen das Projekt danach strukturiert an. Ein Werkzeug, das wir in unserer Beratungsarbeit täglich nutzen, ist die sogenannte „regressive Planung“. Damit ist gemeint, dass das Projekt vom Ende her aufgebaut und dann nach vorne – zum heutigen Tag – geplant wird. Das hat den Vorteil, dass man sofort erkennt, welche Voraussetzungen in früheren Phasen geschaffen werden müssen, damit die späteren Schritte planmäßig realisiert werden können. So sieht dann Ihr 3-Stufen-Plan aus: Stufe 1: Ziele definieren: Wo wollen wir hin? Gesamtziel und Meilensteine festlegen! Eine grobe Planung reicht an dieser Stelle in der Regel aus. Stufe 2: Informationen sammeln. Nutzen Sie dafür die bekannten 6 W-Fragen
  1. Wo stehen wir?
  2. Wann soll das Projekt fertig werden?
  3. Wer macht…
  4. ….Was?
  5. Wofür ist wer verantwortlich?
  6. Welche Risiken können erkannt und wie gegensteuert werden?
Stufe 3: Zeitplan erarbeiten. Mithilfe der vorgeschlagenen regressiven Planung planen Sie nun „rückwärts“ vom Ziel (Soll-Zustand) nach vorne zum Ausgangspunkt (Ist-Situation / heute). Verteilen Sie die Meilensteine auf der Zeitachse und ordnen Sie die einzelnen Tätigkeiten den Kalenderwochen zu. Überlegen Sie dabei vorher, wieviel Zeit für welche Aktion nötig ist, und planen Sie Puffer ein (mind. 20%). Kein noch so guter Plan kann Störungen aus dem Tagesgeschäft auffangen, daher sollten Sie von Anfang an Zeit für Unvorhergesehenes mit einkalkulieren. Benennen Sie für die einzelnen Tätigkeiten den Verantwortlichen. Wenn Sie das alles getan haben, dann lassen Sie Ihren neuen Projektplan liegen und schlafen eine Nacht drüber. Schauen Sie sich den Plan am nächsten Tag noch einmal an und vergewissern sich, dass er wirklich realisierbar ist. Wenn Sie dann noch immer davon überzeugt sind, beginnen Sie unverzüglich mit der Arbeit. Und kontrollieren Sie regelmäßig, ob Sie die geplanten Meilensteine erreicht haben. Viel Erfolg! Wenn Sie dabei Unterstützung benötigen, dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Gerne senden wir Ihnen unsere interne Vorlage für den Projektplan.

cramer müller & partner