Die Kür der Unternehmensorganisation: Das Prozessmanagement

Kennen Sie das? 5 Mitarbeiter, die die gleiche Sache 5-mal unterschiedlich machen? Keine standardisierte Qualität bei Ihren internen Prozessen? Sie können diese internen Prozesse gar nicht kontrollieren, weil jeder macht was er will? Angst vor Wachstum, weil Sie nicht wissen, wie sie die Prozesse in den Griff bekommen sollen? Etc..

Immer wieder begleiten wir unsere Kunden bei dem Aufbau von Geschäftsprozessen in deren Unternehmen. Ziel dabei ist eine detaillierte Prozessdokumentation mit klaren Verant­wort­lichkeiten und Qualitäts-Anforder­ungen für Ein­gabe und Ausgabe an den Prozess-Schnittstellen. Wir helfen dabei, mit einem kritischen Blick von außen einzelne Schritte zu hinterfragen und zu optimieren, moderieren dabei zwischen den Prozessbeteiligten und bauen mit dem Kunden zusammen die Dokumentation auf:

  • Checklisten
  • Vorlagen
  • Arbeitsanweisungen

Als Ergebnis bekommen die Kunden ein elektronisches und papierloses Handbuch, das nicht nur schnell und einfach gesichert werden kann, sondern auch die Mitarbeiter mit aktuellen Informationen zu jedem Arbeitsschritt unkompliziert und schnell versorgt.

Wäre es nicht interessant für Sie, wenn auch in Ihrem Unternehmen das Fachwissen der Mitarbeiter in strukturierte Prozesse gebracht wird und alle Beteiligten davon profitieren können?

  • Sie müssen das Rad nicht jedes Mal neu erfinden: Alle Mitarbeiter bekommen einen Leitfaden an die Hand und Sie können die internen Prozesse besser kontrollieren, weil jeder macht, was im Prozess drin steht.
  • Sie schaffen mit den strukturierten Prozessen eine Basis für Wachstum und Weiterentwicklung und damit eine wichtige Fähigkeit, um auch in Zukunft erfolgreich zu sein. Denn Kundenerwartungen, der Wettbewerb und die Märkte verändern sich – deshalb sollte Ihr Betrieb sich auch verändern können. Und dafür sind strukturierte Prozesse entscheidend.

Jede Aktivität im Unternehmen ist Teil eines Prozesses und erst, wenn Sie genau wissen, was wann und wie passiert, können Sie die Abläufe gezielt verbessern. Letztlich geht es darum, die einzelnen Organe eines Betriebs sinnvoll und gut funktionierend zu verbinden – zu einem ganzheitlichen Organismus. Ein gut organisierter Betrieb hat eine klare Aufbauorganisation sowie vereinbarte Hauptaufgabenlisten für jeden Mitarbeiter. Und schließlich machen die Organisationbasics – Selbstmanagement, Disziplin, Transparenz sowie eine klare Regelkommunikation – den Arbeitsalltag leichter. Durch die aufgebauten Standards sparen Sie Zeit und können sich so auf andere wichtigen Themen konzentrieren, die zu Ihrem Erfolg beitragen. Wie klingt das für Sie?

Technisch erfolgt das Ganze in ViFlow, einer Software für das Abbilden von Geschäftsprozessen, mit der wir seit vielen Jahren gute Erfahrungen gemacht haben. Das Programm ermöglicht es, die Prozesse web-basiert darzustellen, so dass jeder Prozess-Beteiligte von überall online zugreifen kann. Das Befolgen der Schritte in einem Prozess ist intuitiv und interaktiv aufgebaut, Checklisten und wichtige Informationen sind in einer Datenbank gebündelt.

Ein großer Vorteil, den wir immer wieder bestätigt bekommen, ist die Erleichterung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Die grafische Darstellung des Gesamtprozesses hilft enorm beim Verständnis, wer was wann und wie macht, ermöglicht ein schnelleres selbständiges Arbeiten der neuen Mitarbeiter und sichert die Qualität der Leistung. Sollten die Mitarbeiter Verbesserungsvorschläge haben, können diese zügig integriert werden. So stellen Sie sicher, dass Prozesse immer wieder unter die Lupe genommen werden. Gleichzeitig steigern Sie die Motivation der neuen Kollegen, indem Sie sie bei der Prozessgestaltung mit ins Boot nehmen.

Beste Medizin ist die, die man selber nimmt! Was wir unseren Kunden empfehlen, erproben wir täglich in unserem Unternehmen selbst. Seit bereits 5 Jahren sind wir nach ISO 9001 QM-Zertifiziert. Die Norm unterstützt uns, die Qualität unserer Dienstleistungen stetig zu verbessern und dem Wachstum unseres Unternehmens Stand zu halten. Qualitätsmanagement ist fest in unserer Unternehmensphilosophie verankert und wird aktiv von den Mitarbeitern gelebt. Damit haben wir Team-Akzeptanz geschaffen und einen kontinuierlichen Verbesserungs-Prozess etabliert.

Die Erfahrungen, die wir in den letzten Jahren gesammelt haben, sowohl auf der emotionalen Ebene im Team als auch in der technischen Umsetzung, geben wir gerne an unsere Kunden weiter.

Sie haben Interesse sich einmal ganz unverbindlich zum Thema Prozessmanagement auszutauschen? Kein Problem. Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail. Wir freuen uns darauf.

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Unternehmensorganisation mit dem Dynamogramm

In einem früheren Blogbeitrag haben wir die Unterschiede zwischen Organisation und Disposition im Vertrieb beleuchtet. Dieses Thema greifen wir heute wieder auf mit einem neuen Begriff: das Dynamogramm. Die Zeitschrift Capital schreibt in ihrer Ausgabe vom 22.09.2014: „Ein lebendiger, dynamischer Organismus, der vor Vitalität und Veränderungsbereitschaft nur so strotzt. Der sich mit hoher Flexibilität und Geschwindigkeit an sich verändernde Wettbewerbssituationen anpasst. In dem Kreativität, Neugier, Offenheit, Konzentration und Verlässlichkeit das tägliche Denken und Handeln prägen. Das ist das Zielbild, das sich alle Führungskräfte für ihre Unternehmen und Verantwortungsbereiche wünschen.“ Wenn Sie das ähnlich sehen – wie müssen Sie dafür dann Ihre Organisation anpassen? Eins wird bei der Betrachtung sehr schnell klar: die bekannte Form des Organigramms als bildhafte Darstellung von Hierarchien und Beziehungen im Unternehmen scheidet damit aus. Sie dokumentiert lineare Beziehungen, sozusagen „Einbahnstraßen“, die wenig geeignet sind, die Komplexität eines Unternehmens – oder, um in dem obigen Bild zu bleiben: „den lebendigen dynamischen Organismus – darzustellen. In diesen komplexen Gebilden fließen Informationen eben nicht mehr (nur) von A nach B, sondern nehmen ganz unterschiedliche Wege, werden verstärkt, zurückgespielt usw.. Selbstverständlich können Sie diese sowieso stattfindende Komplexität in Ihrem Unternehmen vereinfacht abbilden durch ein lineares Organigramm. Durch diese visuelle Vereinfachung werden Ihre Prozesse und Ihre Kommunikation nicht einfacher. Genau hierüber habe ich kürzlich mit einem Unternehmer gesprochen. Er hatte im letzten Jahr mit unserer Unterstützung Stellenbeschreibungen und Abteilungen im Unternehmen eingeführt. Nun war er unglücklich über das veränderte Verhalten seiner Mitarbeiter: Sie dachten und handelten nur noch in (ihren) Zuständigkeiten und fühlten sich nicht mehr für das Ganze verantwortlich. Für einen ganzheitlich denkenden Unternehmer der Horror! Er spürte, wie die Mitarbeiter zwar effizienter wurden – aber die Vision des Unternehmens stand auf der Kippe. Der Geschäftsführer war kurz davor, die Stellenbeschreibungen und Abteilungen zurückzunehmen bzw. aufzulösen und seine alte Welt wieder einzuführen. Schließlich hatten die Neuerungen ja nichts gebracht, war sein erster Gedanke. Im weiteren Verlauf des Gesprächs konnte ich ihm zwei Dinge aufzeigen: Zum einen hatte er – wie erwartet – seine alten Probleme mit den neuen Werkzeugen gelöst, der Betrieb wurde insgesamt schlagkräftiger. Die Stellenbeschreibungen haben den Mitarbeitern erst aufgezeigt, was ihre Aufgabe ist und wie diese in das Gesamtunternehmen eingebettet sind. Ein Verteidiger im Fußballverein muss wissen, was seine Aufgabe als Verteidiger ist. Das Gleiche gilt für den Stürmer, Torwart, etc.. Wenn es aber darauf ankommt, dann muss der Verteidiger mit stürmen und der Stürmer mit verteidigen. Das geht nur dann, wenn die Arbeitsbeziehungen nicht linear, sondern dynamisch dargestellt werden. Die neuen Hierarchien und im Organigramm klar erkennbaren „Oben-Unten-Zuständig-Nicht-Zuständig“-Bereiche hatten genau das nicht getan. Wir haben uns dann dafür entschieden, aus dem von oben nach unten hierarchisch aufgebauten Organigramm mit linearen Beziehungen auszubrechen, und ein Dynamogramm aufgebaut. Dieses zeichnet sich dadurch aus, dass der Kunde im Mittelpunkt steht und in einem Kreis drum herum alle Abteilungen angesiedelt sind, die in direktem Kundenkontakt stehen. In einem weiteren Kreis wurde die Firma in den Mittelpunkt gestellt und alle für die Firma tätigen Abteilungen darum platziert. Dadurch wurden zunächst einmal die beiden Schwerpunkt-Themen visualisiert: Kunden-Prozesse und interne Prozesse. Die damit verbundenen Mitarbeiter wurden als Satelliten drum herum angeordnet und ihre Arbeitsbeziehungen mit Linien dargestellt. Das klingt im ersten Moment verwirrend – und das ist es auch. Genauso verwirrend wie Beziehungen in Unternehmen nun einmal sind. Wir hatten jetzt aber ein Bild, über das wir mit den Mitarbeitern reden konnten. Und vor allem eins, in denen keine „Ich-bin-nicht-zuständig“-Boxen zu erkennen waren: alle beteiligten Abteilungen wirken gleichberechtigt auf den Kunden ein und sind damit auch gleichberechtigt verantwortlich. Wenn Sie daran interessiert sind zu erfahren, wie Sie so ein Dynamogramm in Ihrem Unternehmen aussehen könnte, dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf: office@cramer-mueller-partner.de

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