Die Kür der Unternehmensorganisation: Das Prozessmanagement

Kennen Sie das? 5 Mitarbeiter, die die gleiche Sache 5-mal unterschiedlich machen? Keine standardisierte Qualität bei Ihren internen Prozessen? Sie können diese internen Prozesse gar nicht kontrollieren, weil jeder macht was er will? Angst vor Wachstum, weil Sie nicht wissen, wie sie die Prozesse in den Griff bekommen sollen? Etc..

Immer wieder begleiten wir unsere Kunden bei dem Aufbau von Geschäftsprozessen in deren Unternehmen. Ziel dabei ist eine detaillierte Prozessdokumentation mit klaren Verant­wort­lichkeiten und Qualitäts-Anforder­ungen für Ein­gabe und Ausgabe an den Prozess-Schnittstellen. Wir helfen dabei, mit einem kritischen Blick von außen einzelne Schritte zu hinterfragen und zu optimieren, moderieren dabei zwischen den Prozessbeteiligten und bauen mit dem Kunden zusammen die Dokumentation auf:

  • Checklisten
  • Vorlagen
  • Arbeitsanweisungen

Als Ergebnis bekommen die Kunden ein elektronisches und papierloses Handbuch, das nicht nur schnell und einfach gesichert werden kann, sondern auch die Mitarbeiter mit aktuellen Informationen zu jedem Arbeitsschritt unkompliziert und schnell versorgt.

Wäre es nicht interessant für Sie, wenn auch in Ihrem Unternehmen das Fachwissen der Mitarbeiter in strukturierte Prozesse gebracht wird und alle Beteiligten davon profitieren können?

  • Sie müssen das Rad nicht jedes Mal neu erfinden: Alle Mitarbeiter bekommen einen Leitfaden an die Hand und Sie können die internen Prozesse besser kontrollieren, weil jeder macht, was im Prozess drin steht.
  • Sie schaffen mit den strukturierten Prozessen eine Basis für Wachstum und Weiterentwicklung und damit eine wichtige Fähigkeit, um auch in Zukunft erfolgreich zu sein. Denn Kundenerwartungen, der Wettbewerb und die Märkte verändern sich – deshalb sollte Ihr Betrieb sich auch verändern können. Und dafür sind strukturierte Prozesse entscheidend.

Jede Aktivität im Unternehmen ist Teil eines Prozesses und erst, wenn Sie genau wissen, was wann und wie passiert, können Sie die Abläufe gezielt verbessern. Letztlich geht es darum, die einzelnen Organe eines Betriebs sinnvoll und gut funktionierend zu verbinden – zu einem ganzheitlichen Organismus. Ein gut organisierter Betrieb hat eine klare Aufbauorganisation sowie vereinbarte Hauptaufgabenlisten für jeden Mitarbeiter. Und schließlich machen die Organisationbasics – Selbstmanagement, Disziplin, Transparenz sowie eine klare Regelkommunikation – den Arbeitsalltag leichter. Durch die aufgebauten Standards sparen Sie Zeit und können sich so auf andere wichtigen Themen konzentrieren, die zu Ihrem Erfolg beitragen. Wie klingt das für Sie?

Technisch erfolgt das Ganze in ViFlow, einer Software für das Abbilden von Geschäftsprozessen, mit der wir seit vielen Jahren gute Erfahrungen gemacht haben. Das Programm ermöglicht es, die Prozesse web-basiert darzustellen, so dass jeder Prozess-Beteiligte von überall online zugreifen kann. Das Befolgen der Schritte in einem Prozess ist intuitiv und interaktiv aufgebaut, Checklisten und wichtige Informationen sind in einer Datenbank gebündelt.

Ein großer Vorteil, den wir immer wieder bestätigt bekommen, ist die Erleichterung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Die grafische Darstellung des Gesamtprozesses hilft enorm beim Verständnis, wer was wann und wie macht, ermöglicht ein schnelleres selbständiges Arbeiten der neuen Mitarbeiter und sichert die Qualität der Leistung. Sollten die Mitarbeiter Verbesserungsvorschläge haben, können diese zügig integriert werden. So stellen Sie sicher, dass Prozesse immer wieder unter die Lupe genommen werden. Gleichzeitig steigern Sie die Motivation der neuen Kollegen, indem Sie sie bei der Prozessgestaltung mit ins Boot nehmen.

Beste Medizin ist die, die man selber nimmt! Was wir unseren Kunden empfehlen, erproben wir täglich in unserem Unternehmen selbst. Seit bereits 5 Jahren sind wir nach ISO 9001 QM-Zertifiziert. Die Norm unterstützt uns, die Qualität unserer Dienstleistungen stetig zu verbessern und dem Wachstum unseres Unternehmens Stand zu halten. Qualitätsmanagement ist fest in unserer Unternehmensphilosophie verankert und wird aktiv von den Mitarbeitern gelebt. Damit haben wir Team-Akzeptanz geschaffen und einen kontinuierlichen Verbesserungs-Prozess etabliert.

Die Erfahrungen, die wir in den letzten Jahren gesammelt haben, sowohl auf der emotionalen Ebene im Team als auch in der technischen Umsetzung, geben wir gerne an unsere Kunden weiter.

Sie haben Interesse sich einmal ganz unverbindlich zum Thema Prozessmanagement auszutauschen? Kein Problem. Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail. Wir freuen uns darauf.

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Auch für 2017 ist cm&p nach ISO 9001:2008 zertifziert

Auch dieses Jahr haben wir es geschafft: die Zertifizierung durch DEKRA für unser Qualitätsmanagementsystem ist für 2017 sicher! Die jährliche Re-Zertifizierung unserer Managementsysteme ist für uns nicht lästige Pflicht, sondern gewollte Kür.

Insbesondere die interne Vorbereitung auf das jährliche Audit führt dazu, dass wir nochmal ganz besonders darauf achten, ob unser Handbuch gepflegt ist und unsere Workflows auch wirklich up-to-date sind. Wie sonst wäre es uns möglich Jahr für Jahr eine solche Vielzahl an Betriebs- und Vertriebsdaten unserer Kunden reibungslos zu bearbeiten? 


Die ISO-Norm unterstützt uns, die Qualität unserer Dienstleistungen stetig zu verbessern, indem wir die Fehler und Impulse wöchentlich ganz offen kommunizieren. Auf die dadurch entstandene „Fehlerkultur“ bei cm&p sind wir sehr stolz. Diese Kultur trägt zu mehr Vertrauen im Team, lösungsorientiertem Denken der Mitarbeiter und einer größeren Kundenzufriedenheit bei, wodurch jeder Mitarbeiter eine größere Sicherheit in der Bewältigung des Tagesgeschäfts erhält.

Was bedeutet das für Sie?

 

  • Unsere Arbeitsabläufe sind so optimiert, dass Sie sich noch stärker als bisher auf funktionierende Beratungsprozesse verlassen können.
  • Sie finden bei cm&p ein Team von engagierten Mitarbeitern, die professionell und in Ihrem Sinn handeln.
  • Durch Schulungen der Mitarbeiter stellen wir sicher, dass diese „auf dem neuesten Stand“ sind sowie laufend ihre Qualifikationen erweitern, um für Sie bestmögliche Leistung zu erbringen.

Weitere Informationen zu unseren Qualitätsgrundsätzen finden Sie auf unserer Website. Bei Fragen dazu sprechen Sie uns einfach an. 

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Was bedeutet cradle-to-cradle für den Vertrieb?

Cradle to Cradle („Von der Wiege bis zur Wiege“) kennt – wie die Natur – keinen Abfall, keinen Verzicht und keine Einschränkungen. Über biologische und technische Nährstoffkreisläufe werden die richtigen Materialien zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort eingesetzt. Am Ende steht immer eine bessere Qualität. Lässt sich dieser neue ökologische Ansatz auch auf den Vertrieb übertragen? Ohne Vertrieb gäbe es kein Wirtschaftsleben, wie wir es heute kennen. Waren und Güter nur zu produzieren ohne zu sie zu vertreiben würde das Wirtschaftsleben ad absurdum führen. Vertrieb führt, Produktion dient. Aber der eine kommt ohne den anderen nicht aus. Wenn cradle to cradle in der Produktion bedeutet, einen Nährstoffkreislauf einzuführen, der keine Abfälle mehr produziert, stellt sich die Frage, wie der Vertrieb in diesen Ansatz eingebunden werden kann. Tatsächlich gilt auch für cradle to cradle, dass ohne den Vertrieb nichts geht. Denn der Vertrieb hat das Ohr am Markt, weiß was Kunden wollen, pflegt die Beziehungen zu allen Marktteilnehmern. Und genau das benötigt der cradle-to-cradle-Ansatz: das Wissen um die Bedürfnisse der Konsumenten (egal ob B2B oder B2C)! Daraus entstehen die Ideen für die Rücknahme der produzierten Waren und deren Zuführung zu neuen Verwendungszwecken. Aber der Vertrieb alleine ist dabei überfordert, kennt er doch oftmals die technischen Möglichkeiten nicht, um Produkte zu veredeln, zu recyceln, neu zusammenzusetzen. Daher geht es – wie bereits bei der Produktion neuer Produkte – um eine integrierte Vorgehensweise. Durch die gemeinsame Betrachtung des Produktkreislaufs entstehen neue Ideen, um abfallfrei und dabei trotzdem ohne Einschränkungen produzieren und vertreiben zu können. Derzeit stehen wir noch ganz am Anfang solcher Modelle. Der Hersteller, der in der Lage ist, die Wertschöpfungskette nach dem Verkauf seiner Produkte ein zweites Mal zu starten, indem er seine eigenen Produkte zurücknimmt und einer zweiten Verwertung zuführt, entdeckt völlig neue Märkte für sich – gemeinsam mit dem Vertrieb. Wenn Sie daran interessiert sind zu erfahren, wie cradle-to-cradle-Ansätze Ihnen neues Wachstum bescheren können, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme: office@cramer-mueller-partner.de     

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Auch 2016 ist cm&p nach ISO 9001:2008 zertifiziert

Auch diesen Jahr haben wir es geschafft! Nachdem bereits in 2012 bei cm&p ein Qualitätsmanagement-System nach DIN EN ISO 9001 eingeführt wurde, stand in diesem Jahr eine Re-Zertifizierung durch die DEKRA in Form eines umfangreichen Überprüfungsaudits an. Dabei wurden alle Prozesse in unserem Unternehmen auf Herz und Nieren geprüft. Mit der erfolgreich bestandenen Re-Zertifizierung konnten wir nachweisen, dass wir die Grundsätze des Qualitätsmanagements in unserem Management-System umfassend umgesetzt haben und auch unseren Qualitätsanspruch beherrschen. Zur Dokumentation unserer Prozesse haben wir uns für ein modernes webbasiertes Handbuch entschieden, das wir mit der Hilfe der Software ViFlow aufgebaut haben. Damit sind jede Menge Vorteile verbunden. Der größte Nutzen ist der komfortabler Zugriff aller Mitarbeiter über einen Hyperlink im Internetbrowser auf immer aktuelle Prozessabläufe und Unterlagen. Die laufende Weiterentwicklung, Optimierung und Standardisierung der Prozessen gemeinsam mit unserem Team gehört zur Qualitätspolitik von cm&p. Die ISO-Norm unterstützt uns, die Qualität unserer Dienstleistungen stetig zu verbessern, indem wir die Fehler und Impulse wöchentlich ganz offen kommunizieren. Auf die dadurch entstandene „Fehlerkultur“ bei cm&p sind wir sehr stolz. Es trägt zu mehr Vertrauen im Team, lösungsorientiertem Denken der Mitarbeiter, einer größeren Kundenzufriedenheit und mehr Sicherheit bei. Was bedeutet das für Sie?
  • Unsere Arbeitsabläufe sind so optimiert, dass Sie sich noch stärker als bisher auf funktionierende Beratungsprozesse verlassen können.
  • Sie finden bei cm&p ein Team von engagierten Mitarbeitern, die professionell und in Ihrem Sinn handeln.
  • Durch Schulungen der Mitarbeiter stellen wir sicher, dass diese „auf dem neuesten Stand“ sind sowie laufend ihre Qualifikationen erweitern, um für Sie bestmögliche Leistung zu erbringen.
   

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Was haben Sie eigentlich heute den ganzen Tag geleistet? – Verbesserungspotenziale erkennen durch Prozesscontrolling

Fragen Sie sich manchmal nach Feierabend, was Sie heute eigentlich an der Arbeit geleistet haben? Während des Tages wird unser Ablauf häufig vom Alltagsgeschäft geleitet. Ihre am Vortag oder frühen Morgen definierten Tätigkeiten können aufgrund von ungeplanten Aufgaben oftmals nicht vollständig bearbeitet werden. Die Unzufriedenheit macht sich breit.   Woher wissen Sie aber eigentlich, ob die von Ihnen erfüllten To-Do‘s wirklich wertschöpfende Tätigkeiten waren bzw. wie hätten Sie Ihre eigene Arbeit effizienter gestaltet können? Diese Frage lässt sich durch sogenannte Multimoment-Studien beantworten. Wir nennen dieses Tool DILO: Day in the life of …. Mit Hilfe dieses Verfahrens werden sämtliche Tätigkeiten während eines typischen Arbeitstages über einen gewissen Zeitraum erfasst. Die Tätigkeiten werden von Beginn des Arbeitstages bis zum Feierabend aufgezeichnet. Die Erfassung kann in Form einer Selbstaufschreibung oder durch einen Dritten durchgeführt werden. Das Verfahren können Sie für verschiedene Tätigkeitsfelder anwenden, z.B. für die Optimierung von Vertriebsprozessen im Innendienst. Für das Gesamtunternehmen und für den einzelnen Mitarbeiter ergibt Sie nach der Auswertung der aufgezeichneten Daten folgender Nutzen:
  • Überblick über den eigenen Arbeitsalltag (Wofür investieren Sie wieviel Zeit?)
  • Optimierung und Verschlankung von Prozessabläufen
  • Verbesserung des Qualitätsmanagements
  • Besseres Verständnis für den Arbeitsalltag des Mitarbeiters im Unternehmen
  • Langfristige Zeit- und Kostenersparnis
  • Gewinnung von Kapazitäten für neue Projekte
Ein wichtiger Hinweis: Ein DILO sollte nur auf freiwilliger Basis von der Geschäftsführung, einer Abteilung oder einem einzelnen Mitarbeiter durchgeführt werden. Aufgrund der Sensibilität des Themas ist – sofern vorhanden – unbedingt der Betriebsrat vorab einzubinden. Bei der Erfassung durch einen Dritten empfiehlt es sich, auf eine vollständige Tages-Beobachtung zu verzichten aufgrund von Datenschutz und Personalkosten. Bei der Beobachtung geht es nicht darum, wie lange ein Mitarbeiter seinen Kaffee trinkt oder sich mit einem Kollegen unterhält. Ebenfalls dient das DILO-Verfahren nicht der Überwachung der Mitarbeiter. Vielmehr hat ein DILO ausschließlich das Ziel, Verbesserungspotenzial im Prozessablauf zu identifizieren – und das kommt Mitarbeiter wie Unternehmen gleichermaßen zugute.   Interessiert Sie dieses Thema? Rufen Sie uns doch an. Wir unterhalten uns gerne mit Ihnen darüber: office@cramer-mueller-partner.de

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cramer müller & partner